Cloud-Lösungen werden zunehmend attraktiver. Sie erobern sukzessive den Markt und verdrängen dort bestehende On-Premise Anwendungen. So auch im Bereich Financial Services, wo SAP die Cloud Applikation „SAP Analytics Cloud“ (kurz SAC) immer mehr als zentrale Plattform für Reporting und Planung positioniert und durch Integration in die SAP Datasphere auch längerfristig Entwicklungs- und Wartungssicherheit signalisiert. Im folgenden Beitrag werden die Anforderungen und Umsetzung einer GuV Planung erläutert, die wir im Rahmen eines S/4-Transformationsprojekts bei einer Versicherung erfolgreich umgesetzt haben.
Was war der Startpunkt?
Die zentrale Anforderung an eine integrierte GuV Planung war die Abdeckung folgender Planungsgebiete:
- Prämienplanung (eingenommene Versicherungsprämien)
- Leistungsplanung (ausbezahlte Leistungen an Kunden)
- Rückstellungsplanung (Rückstellung für zu erbringende Leistungen)
- Rückversicherungsplanung
- Kapitalanlagenplanung
- Kostenstellenplanung (Sach- und Personalkosten)
- Investitionsplanung
- Projektkostenplanung
- Provisionsplanung
- Steuerplanung
Ziel war es, für die aufgelisteten Planungsgebiete einen Upload von Plandaten, Direkteingabe und deren Editierung zu ermöglichen. Für einzelne der aufgelisteten Bereiche bestand bereits eine externe Planungs-Applikation, deren Datenlieferung an die SAC abgedeckt werden sollte. Darüber hinaus wurde speziell für die versicherungsspezifischen Planungsgebiete gefordert, diese nach Segment (Leben-, Schaden/Unfall- und Krankenversicherung) auszuprägen. In der Prämienplanung wurden versicherungsspezifische Aufrissmerkmale (z. B. Line of business, Produktgruppen) in die Planung einbezogen.
Nach durchgeführter Planung sollte das Ergebnis mit den nötigen Zusatzkontierungen an das S/4 System zurückgeschrieben werden, mit Bedachtnahme auf die notwendigen Reporting- und Meldeanforderungen (EU, österreichische Finanzmarktaufsicht).
Was waren die Herausforderungen?
Workshop-basierte Analyse
In der Workshop-basierten Analyse der Kundenanforderungen wurde jede der oben genannten Planungsgebiete besprochen, auf Feldebene definiert und im Hinblick auf Spezialitäten analysiert und dokumentiert. Eine besondere Herausforderung bestand darin, die unterschiedlichen Anforderungen der quartals-basierten Forecast-Planung für das nächste Planungsjahr und der Mehrjahresplanung für die fünf zukünftigen Jahre in einer Lösung zu ermöglichen.
Im Rahmen der Workshop Serie wurde ebenfalls definiert, dass neben dem Aufbau der versicherungstechnischen Planungsgebiete auch eine Investitions- und Projektkostenplanung implementiert werden soll, die auf Basis des SAC Business Contents erfolgreich realisiert wurde. Die SAC bietet als Grundfunktion die Nutzung eines Workflows an, der erlaubt, verschiedene Planungsgebiete kausal untereinander abhängig zu machen und die jeweiligen Nutzer per Message über den Status des vorherigen Planungsschrittes informiert. Diese Funktion wurde mittels eines Prototyps umgesetzt und ermöglicht dem Unternehmen ein übergreifendes Statusmanagement.
Definieren der nötigen Datenmodelle
Eine weitere Herausforderung war das Definieren der nötigen Datenmodelle als Basis für die oben genannten Planungsgebiete. Methodisch wurde hier ein Abgleich der Feldlisten für jedes Datenmodell erstellt, um so die minimal nötige Anzahl an Planungsgebieten zu definieren. Das Ziel dabei war, Wartungsaufwände und Beladungsläufe so gering wie möglich zu halten.
Um eine effiziente Implementierung zu gewährleisten, wurde eine Referenz-Story und ein Referenzmodell aufgebaut. Diese dienten als Vorlage für die anderen Planungsgebiete und wurden nach einem Template-Ansatz wegkopiert. Schließlich wurden sie den Erfordernissen des jeweiligen Planungsgebiets angepasst, inklusive der verwendeten Scripts.
Frühe Phase der Implementierung
In einer frühen Phase der Implementierung zeigte sich, dass die Lösung auch ein hohes Maß an Flexibilität der zu beplanenden Konten benötigt. Auf Kundenseite waren hier unterschiedliche Konten und Kostenstellen je nach Buchungskreis planungsrelevant. Des Weiteren waren diese auch nach den Planungsgebieten und Versicherungssegmenten (Leben, Kranken, Schaden & Unfall) zu differenzieren und in den jeweiligen Planungsgebieten unterschiedlich anzuzeigen. Hier wurde eine benutzerfreundliche Lösung implementiert, die dem User die Adaption ohne weiteren Support der IT im self-service ermöglicht.
Weitere Herausforderungen
Der Import der Stamm- und Bewegungsdaten aus dem S/4 System wurde mittels CDS-Views umgesetzt. Diese setzten sich wie folgt zusammen:
- Standard-CDS Views
- Angepasste bzw. erweiterte CDS Views
- Eigenentwickelten CDS Views
Für die Datenextraktion und das Reporting im S/4-System wurden die notwendigen Annotations der jeweiligen CDS-Views berücksichtigt.
Auf Basis der Analyse der Berechtigungsanforderungen wurde eine Berechtigungsmatrix definiert, die der Business-Rolle die entsprechenden Berechtigungen in der SAC gegenüberstellte, unter Bedachtnahme auf Planungsgebiete, Buchungskreisberechtigungen und zentrale Funktionen wie das Rückspielen der Daten in das S/4 System.
Die Investitionsplanung basierte auf dem SAC Business Content und beinhaltete einen SAP Standard Ablauf für die WBS-Element basierte Planung und etwaige Abschreibung der Investitionen nach Aktivierung über die Nutzungsdauer. Der von SAP definierte Ablauf beinhaltet hier die Eingabe der Planwerte in der SAC, das Rückspielen der Werte ins S/4 System und die Nutzung der Standard-Abschreibungsläufe. Die daraus resultierenden Planabschreibungen werden in die SAC zurückgeführt und mittels einer SAC Story reported.
Das Rückspielen der Plandaten in das S/4 System (ACDOCP) wurde über einen Exportjob (SAC Standard Funktion) durchgeführt. Eine zentrale Herausforderung war hier das versionsabhängige Rückspielen der Daten, ohne für jede neue Version neue Jobs für das Rückspielen anlegen zu müssen (wie das im SAC Standard vorgesehen wäre). Dies wurde mittels eines technischen Workarounds gelöst, um das Rückspielen wartungsfrei zu ermöglichen.
Lösungsansätze validieren mittels „Proof of Concept“
Um die für die obigen Herausforderungen gefundenen Lösungen auf Funktionalität zu prüfen, wurde eine Proof-of-Concept Phase der eigentlichen Implementierung vorgeschaltet. Hierbei konkret geprüft wurden die folgenden Funktionen:
- Aufbau des Planungsgebiets „Prämienplanung“
- Integration der Actuals aus dem S/4 System
- Integration der Plan-Basisdaten aus externen Systemen
- Eingabe und Anpassungen der Plandaten in der SAC
- Rückspielen der Daten ins S/4 in der nötigen Granularität
- Investitionsplanung mittels SAP Standard Empfehlung in SAC und S/4
Ergebnis dieser Phase war die Feststellung, dass die Grundfunktionen erfüllbar sind, jedoch in manchen Fällen Zusatzimplementierungen nötig sind, beispielsweise für das Rückspielen der Daten ins S/4 System.
Landing Page als zentraler Zugang zur Applikation
Mit der Unterteilung in zwölf Planungsgebiete und der weiteren Differenzierung in Versicherungssegmente (Leben, Kranken, Schaden/Unfall) stellte sich eine wesentliche Frage im Bereich der Benutzerfreundlichkeit. Wie findet der User in der SAC das entsprechende Planungslayout? Wie erkennt der User den Status der einzelnen Datenmeldungen?
Zwecks Erhöhung der Benutzerakzeptanz wurde eine „Landing Page“ konzipiert, die auf den ersten Blick die wesentlichen Planungsgebiete und deren Status erkennen lässt. Dies hatte zur Folge, dass der User bereits beim Einstieg die Planungsversion und den zeitlichen Bezug eingeben musste. Damit ermittelt der User die entsprechenden Status der Planungseingaben.
Wie in der Darstellung ersichtlich sind, die einzelnen Teilgebiete in Rechtecken abgebildet. Nach Auswahl von Version und Buchungskreis wird der entsprechende Status farblich dargestellt (siehe Legende).
Erfolgsfaktoren und Fazit
Nach Go-live des ersten Buchungskreises kann festgehalten werden, dass die Implementierung einer GuV Planung mittels SAC einen weiteren Schritt in der erfolgreichen Umsetzung von Cloud-basierten Lösungen darstellt.
Zentral für den Projekterfolg ist neben der detaillierten Analyse und Dokumentation der Anforderungen das Erkennen und Lösen der Schnittstellen-Fragestellungen, die sich durch das Überschreiten der Systemgrenzen zwischen S/4-System, SAC und User-Dateneingaben ergeben. Die nicht zuletzt dadurch notwendige Validierung der Daten sichert die Datenqualität im Echtbetrieb und hilft beim frühen Erkennen und Beheben von Datenfehlern.
Das Rückspielen der Plan-Daten von der SAC in das S/4-System ermöglicht eine vollumfängliche Plan-GuV-Darstellung und festigt das S/4 System als Datenbasis für operative und strategische Reporting-Fragestellungen (single point of truth).
