Viele Unternehmen sind durch die aktuelle Corona-Krise gezwungen neue Wege einzuschlagen. Um die Verbreitung des Virus einzudämmen, sollen so wenig Menschen wie möglich Kontakt zueinander haben. Daher wird Unternehmen empfohlen, ihre Mitarbeiter, wenn möglich zu Hause zu lassen. Damit soll Zeit gewonnen werden, um das Gesundheitssystem nicht zu überlasten und neuen Infektionen vorzubeugen – ganz nach dem Motto „To flatten the curve“. Damit Unternehmen dennoch so gut wie möglich weiterhin wirtschaften können, müssen viele umdenken und entsprechend agieren. Die aktuelle Corona-Krise macht hier erfinderisch: Home Office scheint in dieser Zeit das Zauberwort.
Was bedeutet Home Office?
Home Office ist zwar ein bekanntes Konzept, doch gelebt wird es nur von den wenigsten Firmen. Im klassischen Sinne bedeutet Home Office ganz einfach Heimarbeit.
Früher wurden damit eher Strick-, Näh- oder Bügelarbeiten bezeichnet, die im Auftrag anderer von Zuhause aus erledigt wurden. Aufgrund zahlreicher technologischer Entwicklungen hat das neue Arbeiten von Zuhause als Home Office jedoch Einzug in moderne Unternehmen gehalten.
Einfach von Zuhause zu arbeiten ist jedoch selten so effektiv wie die Arbeit in einem Büro. Um die heimischen vier Wände tatsächlich auch produktiv als „Office“ nutzen zu können, gilt es bestimmte Faktoren zu beachten. Auch die aktuelle Corona-Krise macht erfinderisch. Aber worauf sollten Führungskräfte und Teams jetzt achten?
Welche Tools werden für das Home Office benötigt?
Um auch im Home Office effektiv arbeiten zu können, sollten zum einen die notwendigen Tools in Form von Hard- und Software eingesetzt werden. Zum anderen müssen Unternehmen die richtige Form der Kommunikation nutzen.
Die Kommunikation in virtuellen Teams funktioniert nicht wie im Büro, wo Absprachen auch gern über den Schreibtisch hinweg, bei einer Tasse Kaffee oder in kurzen persönlichen Gesprächen stattfinden. Vor allem Führungskräfte, die solche virtuellen Teams betreuen, müssen zunächst umdenken und auf klare Anweisungen in Schriftform übergehen – selbst dann, wenn für Kommunikation Videochats oder Telefonate eingesetzt werden.
Für Videokonferenzen oder virtuelle Teammeetings gibt es speziell darauf ausgelegte Tools wie unter anderem Microsoft Teams, Webex, Zoom oder Skype. Doch die benötigte Software geht über reine Kommunikationstools hinaus, denn Mitarbeiter müssen nicht nur miteinander sprechen, sondern benötigen auch Zugriff auf Unternehmensdokumente. Dafür kommen Programme und Dienste wie Remote Access, News Tool, Datei Share oder VPN zum Einsatz. Mittels dieser kann der sichere Zugriff, die Bearbeitung und das Teilen von Unternehmensdokumenten ermöglicht werden. Hierbei sind jedoch Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien des jeweiligen Unternehmens zu beachten.
Welche Hardware ist für die Nutzung im Home Office geeignet?
Die Produktivität eines Mitarbeiters hängt zum größten Teil von funktionierender Hardware ab. Auch hier sollte im Home Office darauf geachtet werden, dass die Mindestanforderungen, die vor allem durch die Nutzung der Software definiert sind, erfüllt werden.
So banal es klingt, ein Internetanschluss sollte vorhanden sein und mindestens über eine Leitung von 10 MBit/s verfügen. Hier müssen auch andere Internet-Nutzer in den heimischen Vier-Wänden mit einbezogen werden. So wird die Internetbandbreite zum Beispiel von Streaming-Diensten beansprucht. Es sollte also sichergestellt werden, dass noch genügend Bandbreite vorhanden sind, wenn die Kinder oder Ehepartner Netflix, Prime und Co. nutzen. Je nachdem in welchen Bereichen gearbeitet wird, werden auch zusätzliche Hardware wie Grafiktablets, Headset oder Mikrofon benötigt.
Außerdem kann unter Umständen eine Kamera, beispielsweise für Webinare und (Video-) Konferenzen, erforderlich sein. Ein ausreichend großer Bildschirm vereinfacht die Arbeit am heimischen Computer ebenfalls. Denn auch der Arbeitsplatz zu Hause sollte dem im Büro gleichen, um mit der nötigen Konzentration arbeiten zu können.
Werden digitale Kommunikationsdienste nicht nur für den täglichen Chat mit den Kollegen, sondern auch für Gespräche mit der Führungsebene oder Kunden genutzt, ist eine Videoübertragung von Vorteil. Diese schafft Nähe und Vertrauen. Wichtig ist hierbei ein gepflegtes und einheitliches Erscheinungsbild – ein ordentliches Oberteil ist auch im Home Office unverzichtbar. Ebenso wirkt ein einheitlicher Hintergrund insbesondere bei Konferenzen mit Kunden und Partnern professionell. Dieser kann beispielsweise durch ein Rollup mit dem Firmennamen oder Logo realisiert werden.
Von welchen Faktoren ist der Home-Office-Erfolg abhängig?
Eine der wichtigsten Regeln für Arbeitgeber und Arbeitnehmer ist, die Erwartungen an das Arbeiten von Zuhause eindeutig zu definieren, um Missverständnissen vorzubeugen.
Außerdem müssen Unternehmen, die erst jetzt im Zuge der Corona-Krise auf die Arbeit von Zuhause aus setzen, eine Umstellungszeit beachten. Denn zum einen müssen Anwendungen, die tagtäglich im Büro genutzt werden, auch im Home Office eingerichtet werden. Dies ist vor allem dann, wenn spezielle Software oder viele Programme genutzt werden, nicht immer ganz einfach und unkompliziert. Zum anderen müssen sich alle Mitarbeiter erst an die neue Arbeitsumgebung gewöhnen und Arbeitsabläufe wieder neu einspielen.
Ja nach Unternehmen sind zudem hohe Anforderungen an Datensicherheit und IT-Infrastruktur ein wichtiger Aspekt bei der Einrichtung von Home Office-Arbeitsplätzen. Hier sollten Arbeitgeber unbedingt mit den IT-Abteilungen – sofern vorhanden – im Vorfeld Richtlinien und Regeln festlegen.
Des Weiteren dürfen arbeitsrechtliche Regelungen nicht außer Acht gelassen werden. So ist es ratsam, Arbeitszeiten im Vorfeld klar zu definieren. Dies ermöglicht eine nachvollziehbare Dokumentation der erledigten Arbeit und gewährleistet die Erreichbarkeit des Einzelnen. In bestimmten Bereichen wie Projektmanagement, kann durch definierte Zeiten die Kommunikation sichergestellt werden.
Das wichtigste für erfolgreiches Home Office ist jedoch die Kommunikation.
Welche Herausforderungen gibt es beim Home Office?
Die größte Herausforderung ist die Organisation aller Mitarbeiter. Oft haben Unternehmen keine eigene interne Regelung für Home Office und kennen sich nur wenig oder gar nicht mit den Mindestanforderungen aus. Außerdem sind nicht immer alle Mitarbeiter mit modernen Kommunikationstools wie Skype oder Microsoft Teams vertraut. Bei einem schnellen, unkoordinierten Übergang ins Home Office kann dies schnell zu Chaos führen. Hier ist eine durchdachte Vorgehensweise ratsam.
Wenn sich Unternehmen mit der Situation überfordert fühlen, können Sie sich gegebenenfalls die Unterstützung Dritter suchen.
Eine weitere Herausforderung ist der übermäßige Versand von E-Mails, um die persönlichen Gespräche mit Kollegen vermeintlich auszugleichen. Doch die E-Mail-Flut sollte in geregelten Dosen stattfinden, da sonst Gefahr besteht, den Überblick zu verlieren. Gerade beim Thema Information und Kommunikation können auch neue Möglichkeiten in Betracht gezogen werden. Moderne Dienste wie Skype oder Google Hangouts werden beispielsweise für die interne Kommunikation genutzt, während E-Mails weiterhin der Korrespondenz mit Kunden vorbehalten bleibt.
Aufgaben von Führungskräften in virtuellen Teams
Für Führungskräfte ist die Organisation der Teams und einzelnen Mitarbeiter die wichtigste Aufgabe. Idealerweise wird diese Aufgabe von erfahrenen Führungskräften übernommen. Diese legen zum Beispiel Regeln für die Kommunikation in Meetings via Videokonferenz fest und leiten die Mitarbeiter ohne Umwege hindurch. Die zuständigen Mitarbeiter sollten zudem in der Lage sein, bei Problemen zu vermitteln und Kompromisse auszuloten. Unabdingbar sind außerdem stetiges Feedback und lösungsorientiertes Handeln.
In Anbetracht der aktuellen Corona-Krise sollten Führungskräfte die einzelnen familiären Hintergründe kennen, um Fristen bei Bedarf anzupassen oder eher flexiblere Aufgaben zu verteilen. Auch Arbeitszeiten können durchaus flexibel gestaltet werden und den Mitarbeitern mehr Raum geben – denn viele Mitarbeiter müssen nicht nur das Home Office koordinieren, sondern sind auch noch für das Home Schooling der Kinder verantwortlich.
Weiterhin dürfen Arbeitgeber und -nehmer nicht unterschätzen, dass sich die Mitarbeiter im Home Office auch familiär in einer Sondersituation befinden. Entweder sind sie im Einzelhaushalt sozial isoliert oder im Familienhaushalt neuen Spannungen ausgesetzt, da sich die Familien die ganze Woche in der häuslichen Gemeinschaft aufhalten. Verständnis und Kompromissbereitschaft sind hier das A und O.
Wichtig sind daher auch feste Zeiträume für die Erreichbarkeit, um nicht rund um die Uhr erreichbar sein zu müssen. So können auch die Mitarbeiter im Home Office mit gutem Gewissen ihren Feierabend angehen.
Wie kann die Kommunikation gefördert werden?
Damit alle Mitarbeiter auch im Home Office informiert sind und der Bezug zu Terminen und Themen nicht verloren geht, sollten bestimmte Rituale aus dem Büro-Alltag in die digitale Welt adaptiert werden.
Um die Mitarbeiter nicht in einem „Ein-Mann-Büro“ sich selbst zu überlassen, helfen beispielsweise gleichzeitig stattfindende Pausen, in denen ein Austausch möglich ist.
Eine andere Möglichkeit sind Standup-Meetings, die normalerweise regelmäßig zu einer bestimmten Zeit und an einem konkret vereinbarten Ort abgehalten werden. Üblicherweise finden solche Treffen im Stehen statt und sind entsprechend kurz. Dabei liegt der Vorteil in der unmittelbaren Interaktion der einzelnen Teilnehmer. Im Home Office können solche Meetings auch digital stattfinden. Beispielsweise kann jeden Tag eine bestimmte Uhrzeit vereinbart werden, in der sich alle Teammitglieder bei einer Videokonferenz treffen und kurz über wichtige Anliegen reden.
Für manche Projekte kann es auch förderlich sein im Dauervideo zu kommunizieren und sein heimisches Büro doch digital mit Kollegen zu teilen.
Darüber hinaus darf die eigene Gesundheit bei der Remote Arbeit nicht vernachlässigt werden. Ein kleiner Spaziergang nach dem Mittagessen oder einer anstrengenden Videokonferenz sorgt für Abwechslung und Entspannung. Dies lässt sich auch gut mit einer digitalen „Go out“ Konferenz mit den Kollegen verbinden.
Genauso wie das Wir-Gefühl, das nicht zu kurz kommen sollte. Daher sollten Führungskräfte und Teams auch digital an der Gemeinschaft arbeiten. Wer sich über das Berufliche hinaus schätzt, trägt zu einem stärkeren Gemeinschaftsgefühl bei und schafft gleichzeitig ein positives Arbeitsumfeld.
Professionelle Unterstützung suchen
Eine erfolgreiche Integration von Home Office in die Unternehmensstrukturen ist nicht immer einfach – vor allem dann, wenn mehrere Standorte miteinander koordiniert werden müssen. In der aktuellen Corona-Krise sind viele Unternehmen zudem dazu gezwungen, schnell neue Arbeitsprozesse und Richtlinien zu schaffen sowie die benötigte Hard- und Software zur Verfügung zu stellen.
Um alle Anforderungen an die digitale Zusammenarbeit zu erfüllen, ist es unter Umständen ratsam, sich professionelle Unterstützung zu suchen. Unternehmen sollten sich nicht scheuen, sich bei der Einrichtung von Heimarbeitsplätzen und bei der Entwicklung von digitalen Workflows auf das Know-how von Dritten zurückzugreifen. So kann Home Office über die aktuelle Krise hinaus ein effizientes Arbeitsmodell im Unternehmen werden.
