Für die SAP-Kunden des öffentlichen Sektors ist das Modul Public Sector Management (PSM) mit seinen Komponenten Haushaltsmanagement (PSM-FM) und Fördermittelmanagement (PSM-GM) die entscheidende Grundlage für eine effiziente Verwaltung und moderne Steuerung ihrer finanziellen Budgets.
Die für den öffentlichen Sektor relevanten Funktions- und Prozessverbesserungen im Rahmen der Cloud-Konvertierung blieben jedoch bisher nahezu komplett aus. Dies machte einen Umstieg in die Public-Cloud bislang daher undenkbar.
Doch was hat sich seit diesem Jahr geändert?
Mit den Versionen 2402 und 2408 der SAP S/4HANA Cloud Public Edition wurden entscheidende Funktionalitäten, welche zuvor nur in der On-Premise sowie in der Private-Cloud verfügbar waren, in der Public-Cloud ergänzt.
Die automatische Wertableitung, ein Budgetverbrauch nach Fälligkeitsdatum, die Budgetüberwachung sowie der Upload von Budgetdaten aus externen Planungstools (z. B. Excel) sind nun endlich auch in der Public-Cloud vorhanden. Dazu wurde auch das Modul Fördermittelmanagement mit wichtigen Zusatzfunktionen ausgestattet. Die automatische Budgetfreigabe von Fördermitteln, die erweiterte Berichterstattung und die Überwachung sowie die Integration mit dem Reisekostenmanagement SAP Concur lassen sich in Zukunft uneingeschränkt in der Public-Cloud nutzen.
Mit dem KI-gesteuerten Assistenten Joule wird die Navigation in Budgetmanagement und Fördermittelmanagement erblich erleichtert. Dank der Fähigkeit, Anfragen in natürlicher Sprache zu formulieren, ermöglicht „Joule“ eine intuitive und schnelle Navigation zu den relevanten Anwendungen. Diese Funktion verbessert nicht nur die Benutzerzufriedenheit, sondern sorgt auch dafür, dass Geschäftsprozesse effizient und zielgerichtet ausgeführt werden können.
Diese neuen Funktionen in der Public-Cloud-Version von SAP S/4HANA schließen somit die bisherige Lücke zur On-Premise-Version. Sie bieten nun auch den öffentlichen Verwaltungen eine leistungsfähige und flexible Lösung zur Verwaltung ihrer finanziellen Ressourcen und ebnen den Weg für eine zukunftsorientierte Verwaltungstransformation.
Welche Vorteile bietet die Public-Cloud für den öffentlichen Sektor?
Steigerung der Effizienz
Leider bleibt auch der öffentliche Bereich nicht vom Personalmangel verschont. In den nächsten Jahren werden bis zu einer Million offene Stellen entstehen, die nur schwer besetzt werden können. Umso wichtiger ist es, die bestehenden Personalressourcen sinnvoll einzusetzen. Mit den Standardprozessen in der Public-Cloud können Redundanzen in der Prozesskette vermieden und manuelle Arbeiten minimiert werden.
Mit Blick auf das knappe Budget der öffentlichen Einrichtungen kann durch das Pay-as-you-go-Modell, bei dem die Verwaltungen nur für die tatsächlich genutzten Ressourcen zahlen, eine erhebliche Kosteneinsparung erlangt werden. Bei Bedarf können die Ressourcen weiter skaliert werden, ohne zusätzliche Hardware beschaffen zu müssen.
Steigerung der Sicherheit
Die steigende Anzahl an Cyber-Attacken zeigt die Sicherheitsrisiken, welche durch das Betreiben eigener Rechenzentren entsteht. SAP investiert kontinuierlich in Sicherheitsmaßnahmen, um den Schutz der Daten zu gewährleisten. Dies umfasst Verschlüsselung, Firewalls und regelmäßige Sicherheits-Audits. Zusätzlich stellt SAP sicher, dass die Public-Cloud-Lösungen den internationalen Compliance-Standards entsprechen.
Fokus auf die Kernkompetenzen
Durch das Outsourcing der IT-Infrastruktur können sich die Behörden auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren und den Administrationsaufwand verringern.
Außerdem fokussieren sich die Lösungen in der Public-Cloud auf die Standardprozesse und Best-Practices der SAP. Die Transformation in die Cloud geht deshalb zusätzlich mit einer Verschlankung der Verwaltungsprozesse einher.
Schnelle Implementierung und Anpassungsfähigkeit
Durch die hohe Standardisierung kann SAP vorkonfigurierte Lösungen ausrollen. Deshalb reduziert sich die Time-to-Market erheblich und die Implementierungszeiten werden weiter verkürzt. Im Ergebnis können die Prozesse und Systeme so schnell an veränderte Marktbedingungen angepasst werden.
Sollten aufgrund datenschutzrechtlicher Bedenken oder wegen regulatorischer Vorgaben sensible Daten nicht in einer öffentlichen Cloud ausgelagert werden können, wäre eine simultane Nutzung von Public- und Private-Cloud denkbar. In diesem „Hybrid-Cloud-Ansatz“ werden sensible Daten weiterhin auf einer privaten Cloud gespeichert und selbstständig verwahrt. Gleichzeitig können weniger sensible Daten und Anwendungen in der Public-Cloud gehostet werden, wodurch eine optimale Skalierbarkeit und Kosteneffizienz gewährleistet wäre.
Mit Standardisierung und Innovation: Der Weg der öffentlichen Verwaltung in die Cloud
Dank der stetig innovativen Entwicklungen im Bereich der Public-Cloud öffnet sich nun endlich ein Weg für die öffentliche Verwaltung, um die Vorteile dieser Technologie voll auszuschöpfen. Zusätzlich zur reinen Public-Cloud kann auch die Hybrid-Cloud als attraktive Alternative genutzt werden. So können öffentliche Institutionen sowohl von den Sicherheitsvorteilen einer privaten Cloud als auch von der Flexibilität und Skalierbarkeit einer Public-Cloud profitieren.
