Was ist SAP HCM und warum ist es (immer noch) wichtig?
SAP Human Capital Management (HCM) ist eine der führenden Lösungen zur Optimierung der Personalverwaltung. Da SAP HCM jedoch bis 2027 abgekündigt wird, müssen Unternehmen sich frühzeitig auf Nachfolgelösungen einstellen. Mit dem SAP Extended Maintenance Service ist eine Verlängerung bis 2030 möglich, doch danach endet der Support endgültig.
Für Unternehmen, die weiterhin auf eine On-Premises-Lösung setzen, bietet SAP die Möglichkeit, auf H4S4 umzusteigen. Diese Brückentechnologie erleichtert den Übergang von SAP HCM zu SAP S/4HANA, während der bewährte Funktionsumfang von SAP HCM in einer modernen SAP-Umgebung erhalten bleibt. H4S4 konzentriert sich auf die Konsolidierung und Vereinfachung bestehender Funktionen, ohne große Innovationen einzuführen, und bietet eine langfristige Lösung bis 2040 für Unternehmen, die noch nicht in die Cloud wechseln möchten.
Alternativ stellt SAP mit SuccessFactors eine umfassende, cloudbasierte HR-Lösung zur Verfügung, die speziell für Unternehmen geeignet ist, die ihre HR-Prozesse in die Cloud verlagern möchten. Unternehmen, die jedoch bewusst auf die Cloud verzichten, können H4S4 weiterhin als verlässliche Option nutzen.
Die Hauptkomponenten von SAP HCM
Zu den Kernmodulen gehören:
- Personaladministration (PA): Verwaltung der Mitarbeitendendaten sowie Durchführung von Personalbeschaffungsprozessen. Dieses Modul enthält auch das Organisationsmanagement (OM), das die Struktur des Unternehmens abbildet und die Hierarchien sowie Verantwortlichkeiten der einzelnen Positionen definiert.
- Personalabrechnung (PY): Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung, einschließlich der Berechnung von Gehältern, Steuern und Sozialabgaben sowie die Verwaltung von Zahlungen.
- Zeitwirtschaft (PT): Verwaltung von Arbeitszeiten, Schichtplänen und Abwesenheiten. Hier werden die Anwesenheitszeiten der Mitarbeitenden erfasst und für die Lohnabrechnung und Planung verwendet.
Zusätzlich zu diesen Kernmodulen bietet SAP HCM folgende weitere Module: Personalentwicklung (Talentmanagement), Veranstaltungsmanagement (PE) und Personalbeschaffung (PB).
Strukturen in HCM
Ein HCM-System hilft Unternehmen dabei, ihre Organisationsstrukturen und die Beziehungen zwischen Mitarbeitenden abzubilden. Es teilt die Unternehmensstruktur in zwei Hauptbereiche auf:
Organisationsstrukturen, die die Hierarchien und Berichtswege eines Unternehmens zeigen.
Verwaltungsstrukturen, die sich mit den arbeitszeit- und gehaltsbezogenen Aspekten von Unternehmen und Mitarbeitenden befassen.
Die Aufbauorganisation bildet ein vollständiges Modell der internen Unternehmensstruktur. In diesem Modell werden Hierarchien und Berichtsstrukturen klar dargestellt. Sie ist die Grundlage für das Organisationsmanagement und arbeitet mit sogenannten Objekten, wie z. B. Organisationseinheiten (Abteilungen), Stellen (Positionen) und Planstellen (konkrete Arbeitsplätze). Im HCM-System werden drei Hauptbereiche modelliert: Unternehmensstrukturen, Personalstrukturen und Organisationsstrukturen.
Unternehmenstruktur in SAP HCM
Die Unternehmensstruktur bildet die formale und finanzielle Struktur eines Unternehmens ab. Sie definiert verschiedene Organisationsebenen, die geografisch oder funktional unterteilt sein können. Zu den wichtigsten Organisationsebenen gehören Mandanten, Buchungskreise, Personalbereiche und Personalteilbereiche.
Der Personalbereich ist eine definierte Einheit innerhalb eines Buchungskreises, die für die Verwaltung personalwirtschaftlicher Prozesse verantwortlich ist. Er wird durch einen eindeutigen vierstelligen alphanumerischen Schlüssel gekennzeichnet. Personalbereiche lassen sich weiter in kleinere Einheiten, sogenannte Personalteilbereiche, untergliedern, die ebenfalls durch einen eindeutigen Schlüssel identifiziert werden. Auf dieser Ebene werden zentrale Funktionen wie Tarifregelungen, Lohnstrukturen und Arbeitszeiten verwaltet. Als Beispiel hat der Personalbereich 1000 Test GmbH vier Personalteilbereiche: 0001 Test GmbH Verwaltung, 0002 Test GmbH Einkauf, 0003 Test GmbH Vertrieb, und 0004 Test GmbH Produktion.
Personalstruktur in SAP HCM
Die Personalstruktur unterscheidet die Mitarbeitenden nach ihrer Position im Unternehmen. Dies ermöglicht eine genaue Zuordnung von Verantwortlichkeiten und Arbeitszeiten. Die Mitarbeitendenstruktur ist einfach aufgebaut: Mitarbeitendengruppe (höchste Ebene) und der Mitarbeitendenkreis (zweithöchste Ebene), die die Mitarbeitende nach Status und Arbeitsverhältnis gliedern, Personalabrechnungskreis und Organisationsschlüssel. Die Mitarbeitendengruppe repräsentiert verschiedene Arten, wie z. B. aktive Mitarbeitende, Rentner:innen oder Vorruheständler:innen. Diese Gruppen dienen als Grundlage für Berechtigungsprüfungen, Festlegung von Vergütungsniveaus und Erstellung von Arbeitszeitplänen.
Mitarbeitendenkreise sind eine detaillierte Unterteilung der Mitarbeitendengruppen. Innerhalb der Gruppe „aktive Mitarbeitende“ wird zum Beispiel zwischen Lohnempfänger:innen, Angestellten und außertariflichen Mitarbeitenden unterschieden.
Die Personalabrechnungskreise sind organisatorische Einheiten, die für die Gehaltsabrechnung verwendet werden. Sie ermöglichen es, standardisierte Werte für die Lohn- und Entgeltabrechnung festzulegen. Die gewerblichen Mitarbeitenden werden oft zum 15ten des Monats, die Angestellten zum Monatsende abgerechnet.
Der Organisationsschlüssel bildet das abschließende Element der Personalstruktur und besteht aus einem vierzehnstelligen Feld. Er ermöglicht eine präzisere Zuordnung von Mitarbeitenden innerhalb der Unternehmens- und Personalstruktur und spielt eine zentrale Rolle bei der Berechtigungsprüfung.
Organisationsstruktur in SAP HCM
Die Organisationsstruktur bildet die Hierarchien und Berichtslinien innerhalb eines Unternehmens ab. Während die Unternehmens- und Personalstrukturen hauptsächlich für Lohn- und Gehaltsabrechnungen relevant sind, liegt der Fokus der Aufbauorganisation auf der funktionalen und aufgabenbezogenen Struktur des Unternehmens. Sie definiert die Rollen und Aufgaben der Mitarbeitenden und stellt die hierarchischen Strukturen sowie die Berichtslinien auf einer objektorientierten Basis dar.
Zu den zentralen Elementen der Organisationsstruktur zählen Organisationseinheiten (wie Abteilungen), Planstellen (Positionen, die von Mitarbeitenden besetzt werden, z. B. Sachbearbeiter:innen im Einkauf) sowie Stellen, Aufgaben und Arbeitsplätze, die die Sicht auf spezifische Objekte im Organisationsmanagement (OM) spezifizieren. Dabei spielt auch die Person eine entscheidende Rolle, insbesondere wenn ein Bezug zur Personaladministration (PA) hergestellt werden soll.
Stammdaten in SAP HCM
Mitarbeitendendaten werden in Datenfeldern erfasst. Diese Datenfelder werden zu Informationseinheiten zusammengefasst, die als Infotypen bezeichnet werden. Jeder Infotyp hat einen Namen und einen vierstelligen numerischen Schlüssel.
Beispiele für Infotypen sind: 0001 – Organisatorische Zuordnung, der die Zugehörigkeit eines Mitarbeitenden zu einer Organisationseinheit speichert, und 0002 – Personaldaten, der personenbezogene Informationen wie Name und Geburtsdatum enthält. Zur Pflege der Mitarbeitendendaten wird die Transaktion PA30 Personalstammdaten pflegen verwendet, bei der die Personalnummer eingegeben wird, um auf die Stammdaten zuzugreifen.
Die Zukunft von SAP HCM
SAP HCM ist eine umfassende Lösung zur Verwaltung von Personalressourcen, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Mitarbeitenden effizient zu organisieren und zu verwalten. Die verschiedenen Module, wie Personaladministration, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft bieten integrierte Funktionen zur Abbildung der komplexen Unternehmensstrukturen und zur Verwaltung von Mitarbeitendendaten. Mit der bevorstehenden Abkündigung von SAP HCM im Jahr 2027 ist es für Unternehmen entscheidend, sich frühzeitig mit Nachfolgelösungen wie H4S4 oder SuccessFactors auseinanderzusetzen. Die strukturierte Erfassung und Verwaltung von Stammdaten sowie die klare Definition von Organisationsstrukturen sind unerlässlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten und die Effizienz in der Personalwirtschaft aufrechtzuerhalten.
