Mit der Umstellung von ECC 6.0 auf SAP S/4HANA wird das seit längerem bekannte Business-Partner-Konzept verpflichtend. Es ist daher nicht möglich, ein ECC-System im Brownfield-Ansatz ohne eine vorherige Umstellung zu konvertieren. Darüber hinaus kann es auch im Greenfield-Ansatz sinnvoll sein, in ECC 6.0 vorab auf den Business-Partner zu wechseln.
In adesso-Projekten zur Business-Partner-Konvertierung und den dazu geführten Gesprächen mit unseren SAP-Kunden tauchen regelmäßig zwei zentrale Fragen auf, die zur Einschätzung des Projektumfangs der Klärung bedürfen:
- Wie gut ist die Datenqualität der Debitoren, Kreditoren, Ansprechpartner und Mitarbeitenden?
- Sind die Stammdaten gemäß den Anforderungen von SAP S/4HANA gepflegt?
Data Cleansing
Diese Fragen können ohne eine vorherige Evaluierung der Stammdaten nicht zufriedenstellend beantwortet werden. Die richtigen Antworten auf diese Fragen beeinflussen jedoch den Aufwand der Fachbereiche für die Stammdatenbereinigung (Data Cleansing) und den unterbrechungsfreien Ablauf des Gesamtprojektplans für die Geschäftspartnerumstellung in ECC.
Bei der Bereinigung der Stammdaten stellt sich auch die Frage, ob es Dublettenprobleme in den Stammdaten gibt. Man kann zwar mit den Dubletten nach S/4 konvertieren. Damit würde man aber den Datenschrott in das neue System mitnehmen. Die Übernahme von Datenschrott in die neue S/4-Welt ist nicht sinnvoll.
Saubere Stammdaten mit dem CVI Q-Check-Tool
Für uns bei adesso liegt die Lösung dieses Problems auf der Hand: Die Stammdaten müssen vor der Umstellung auf ein entsprechendes Qualitätsniveau gehoben werden. Aus dieser Erkenntnis heraus haben wir das Stammdaten-Evaluierungstool CVI Q-Check-Tool (CVI, Customer Vendor Integration) entwickelt. Es ist vollständig in unser Vorgehensmodell active transformation zur Business-Partner-Umstellung integriert und wird in unseren Projekten erfolgreich eingesetzt. Das CVI Q-Check Tool unterstützt auf drei Ebenen:
- Identifikation nicht S/4-konformer Stammdatenfelder
- Dublettenprüfung (scharf und unscharf sowie auf Wunsch mit verschiedenen phonetischen Suchverfahren)
- Auswertung des Verwendungsnachweises
Das Tool wird per Transportauftrag in das ECC-System des Kunden übertragen und liefert einfach zu handhabende Excel-Arbeitslisten, die in den Fachbereichen checklistenartig abgearbeitet und in ECC 6.0 bereinigt (Data Cleansing) werden können. Ein weiterer Vorteil ist, dass kein Einspielen von Hinweisen in das ECC-System erforderlich ist. Bei den Standardtools von SAP wäre das der Fall gewesen.
In einigen Projekten wurden durch das CVI Q-Check-Tool auch weitere Themen wie eigene Nummernkreise etc. aufgedeckt, die vor Jahren Einzug in das ERP-System hielten, aber nie wirklich genutzt wurden bzw. auch in Zukunft nicht genutzt werden sollen.
Das Tool CVI Q-Check baut auf einem leistungsfähigen Framework (Q-Check) auf. Über die in CVI Q-Check enthaltenen Analysemethoden hinaus können weitere Methoden, z. B. zur Dublettenprüfung im Materialstamm oder anderer Stammdatenobjekten, implementiert und genutzt werden.
Darüber hinaus können Methoden des Q-Check Frameworks in operative Prozesse oder Workflows integriert werden, um beispielsweise bei der Anlage von Stammdaten Regeln zu prüfen und den Anwender vor der Anlage unsauberer Stammdaten zu schützen. Auf diese Weise werden die Stammdaten nachhaltig sauber gehalten.
Business Partner Conversion
Unser Vorgehensmodell zur Business-Partner-Umstellung integriert die Evaluation der Stammdaten bereits in der ersten Phase „Projektvorbereitung und Analyse“. Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse kann das Projekt ohne weitere Risiken geplant und die Auslastung der Fachbereiche für die Datenbereinigung frühzeitig festgelegt werden. Nachdem die Fachbereiche die Stammdatenbereinigung abgeschlossen haben, wird die Business-Partner-Umstellung gemäß dem adesso-Vorgehensmodell mit den weiteren Projektphasen fortgesetzt.
Das Vorgehensmodell, in dem alle Aktivitäten der Business-Partner-Umstellung enthalten sind, bietet den Vorteil, dass zu Beginn gemeinsam mit dem Kunden auf der Ebene der durchzuführenden Aktivitäten festgelegt werden kann, wer für welche Aktivitäten verantwortlich ist und diese durchführt. Der Kunde kann sich somit in den Umstellungsprozess einbringen und erhält maximale Transparenz über die durchzuführenden Aktivitäten.
Ist ein Data Cleansing der relevanten Stammdaten geplant, steigert der Einsatz des CVI Q-Check Tools die Projekteffizienz und Transparenz für den Kunden erheblich. Damit ist sichergestellt, dass mit sauberen Stammdaten die Digitalisierung der Geschäftsprozesse erfolgreich durchgeführt werden kann.
Die Kombination aus adesso active transformation-Vorgehensmodell und des CVI Q-Check-Tools liefert alle Inhalte, um mit sauberen Stammdaten und den notwendigen Aktivitäten ein ECC-System für die S/4-Umstellung optimal vorzubereiten.
