Mit dem digitalen Wandel in der Finanzverwaltung gewinnt die E-Rechnung in Deutschland zunehmend an Bedeutung. Unternehmen müssen sich auf die Digitalisierung der Rechnungsprozesse einstellen, um den gesetzlichen Anforderungen des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) gerecht zu werden. Doch was genau ist eine E-Rechnung und welche Vorteile bietet sie? Welche gesetzlichen Vorgaben gibt es in Deutschland und wie lassen sich diese Anforderungen in SAP umsetzen? Die Antworten auf diese Fragen erhalten Sie in den nachfolgenden Abschnitten dieses Blog-Artikels.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist ein digital übermitteltes Rechnungsdokument, welches in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat versendet wird. Es erlaubt eine elektronische Verarbeitung, die im Zusammenspiel mit Ihrem ERP-System automatisiert abläuft. Anders als herkömmliche Rechnungen, die als PDF oder Papierdokumente übermittelt werden, müssen E-Rechnungen in einer XML-Datei versendet werden, die alle relevanten Rechnungsinformationen beinhaltet und maschinenlesbar ist. Bei den verfügbaren Formaten für den Versand elektronischer Rechnungen wird zwischen strukturierten Datenformaten (z. B. EDI, XRechnung) und hybriden Formaten (z. B. ZUGFeRD) unterschieden:
- Strukturierte Daten bestehen ausschließlich aus maschinenlesbaren Daten und sind speziell für die elektronische Übertragung und automatische Verarbeitung von Informationen entwickelt worden. Ein in Deutschland bekanntes Beispiel ist das Format XRechnung. Dieses wurde speziell für den Einsatz im öffentlichen Sektor entwickelt und soll zukünftig im B2B-Bereich eingesetzt werden.
- Hybride Datenformate vereinen die Vorteile maschinenlesbarer strukturierter Formate mit einer Darstellung, die auch für Menschen lesbar ist. Ein bekanntes Beispiel dafür ist das ZUGFeRD-Format, bei dem ein XML-Datensatz mit strukturierten Rechnungsdaten in eine PDF-Datei eingebettet wird. Auf diese Weise kann der Empfänger die Rechnung sowohl automatisiert verarbeiten als auch manuell in menschenlesbarer Form prüfen.
Welche Vorteile bietet die E-Rechnung?
Die Einführung von E-Rechnungen bietet Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen, die nicht nur die Effizienz und Kostenstruktur verbessern. E-Rechnungen reduzieren auch die Fehlerquote hinsichtlich der sachlichen und rechnerischen Richtigkeit der Rechnung sowie der Verbuchung. Unternehmen, die ihren Rechnungsprozess durch die Einführung der E-Rechnung modernisieren und optimieren, positionieren sich nicht nur als Vorreiter in ihrer Branche, sondern schaffen auch die Grundlage für zukünftiges Wachstum und Erfolg. Deshalb werfen wir folgend einen genaueren Blick auf die Vorteile der E-Rechnung und wie sie die Geschäftsprozesse optimieren kann.
Effizienzsteigerung und Kostenersparnis
Einer der größten Vorteile der E-Rechnung ist die signifikante Effizienzsteigerung im Rechnungsprozess. Durch die Automatisierung der Rechnungsstellung und -verarbeitung können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen sowie manuelle Eingaben und Übertragungsfehler minimieren. Mitarbeitende können die durch die Automatisierung eingesparte Arbeitszeit in wertschöpfende Aufgaben investieren, anstatt zeitaufwändige Verwaltungsarbeiten durchzuführen. Darüber hinaus entfallen die Kosten für den Druck und Versand von Rechnungsdokumenten.
Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben
In vielen Ländern gibt es zunehmend gesetzliche Anforderungen zur Verwendung von E-Rechnungen. Unternehmen, die E-Rechnungen verwenden, stellen sicher, dass sie diese Anforderungen erfüllen und vermeiden somit mögliche rechtliche Konsequenzen oder Sanktionen. Die Einhaltung dieser Vorschriften wird durch standardisierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD erleichtert, die den gesetzlichen Vorgaben entsprechen.
Schnellere Zahlungen
E-Rechnungen fördern schnellere Zahlungen, da in der Regel ihre Bearbeitung schneller erfolgt als bei traditionellen Rechnungen. Automatisierte Prozesse ermöglichen eine schnellere Genehmigung und Verarbeitung, was die Verbindlichkeiten des Unternehmens reduziert. Zusätzlich haben Empfänger die Möglichkeit, Rechnungen sofort zu prüfen und bei Bedarf Rückfragen zu klären, was die Zahlungsfristen verkürzen und die Skontoerträge erhöhen kann.
Nachhaltigkeit und Umweltschutz
Die Umstellung auf E-Rechnungen trägt auch zur Nachhaltigkeit und zum Umweltschutz bei. Durch den Verzicht auf Papier und den Druck von Rechnungen reduzieren Unternehmen ihren ökologischen Fußabdruck erheblich.
Welche gesetzlichen Vorgaben müssen deutsche Unternehmen berücksichtigen?
Rechnungseingang
Das deutsche Wachstumschancengesetz, welches im März 2024 verabschiedet wurde, legt ab dem 1. Januar 2025 eine Pflicht für den Empfang von E-Rechnungen im B2B-Bereich fest. Hiermit soll es dem Fiskus besser gelingen, Steuerprozesse zu digitalisieren und Umsatzsteuerbetrug zu bekämpfen. Ab diesem Zeitpunkt müssen Unternehmen in Deutschland für inländische steuerbare B2B-Umsätze E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die E-Rechnungen müssen dabei der Europäischen Norm EN 16931 entsprechen und strukturierte Datenformate wie XRechnung oder ZUGFeRD verwenden.
Rechnungsausgang
01.01.2025 bis 31.12.2026
In den Jahren 2025 und 2026 dürfen Rechnungen weiterhin in Papierform oder im PDF-Dateiformat übermittelt werden. Auch elektronische Rechnungen, die nicht dem Standard EN 16931 entsprechen, bleiben in diesem Zeitraum zulässig – allerdings ist hierfür die Zustimmung des Rechnungsempfängers erforderlich.
01.01.2027 bis 31.12.2027
Im Jahr 2027 gelten in Deutschland spezifische Übergangsregelungen für die E-Rechnungspflicht, die an den Umsatz des Rechnungsausstellers aus dem Vorjahr (2026) geknüpft sind:
- Pflicht zur Standard-E-Rechnung bei höherem Umsatz: Unternehmen, deren Umsatz im Jahr 2026 die Grenze von 800.000 Euro überschreitet, sind ab 2027 dazu verpflichtet, ihre Rechnungen im vorgeschriebenen elektronischen Format gemäß EN 16931 ausnahmslos zu versenden.
- Übergangsregelung für kleinere Unternehmen: Unternehmen, deren Vorjahresumsatz (2026) maximal 800.000 Euro beträgt, dürfen auch im Jahr 2027 weiterhin Papierrechnungen oder andere elektronische Formate, die nicht dem Standard EN 16931 entsprechen, für B2B-Umsätze ausstellen. Allerdings muss der Rechnungsempfänger der Nutzung solcher alternativen Formate (einschließlich Papierrechnungen) ausdrücklich zugestimmt haben.
Diese Übergangsfristen bieten kleineren Unternehmen zusätzliche Zeit zur Umstellung, während größere Unternehmen bereits zur umfassenden Nutzung der E-Rechnung verpflichtet werden. Ab dem 01.01.2028 wird diese Verpflichtung für alle Unternehmen ohne Ausnahmen gelten.
Welche Herausforderungen erwarten Unternehmen bei der Implementierung der E-Rechnung?
Die Implementierung der E-Rechnung bedeutet auch, dass Unternehmen ihre IT-Systeme anzupassen haben. Länder- und industriespezifische Unterschiede bei den gesetzlichen Anforderungen und Formaten sowie die Implementierung und die Anbindung an bestehende ERP-Systeme stellen für viele Unternehmen eine Bewährungsprobe dar. Insbesondere für komplexe und stark individualisierte Systeme wie SAP verursacht die Einführung der E-Rechnung daher spezifische Herausforderungen:
- Kompatibilität und Integration: E-Rechnungsformate wie XRechnung und ZUGFeRD müssen kompatibel mit bestehenden SAP-Modulen sein. Es erfordert Anpassungen, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt und vollständig verarbeitet werden können.
- Compliance und rechtliche Anforderungen: Die Einhaltung länderspezifischer Vorgaben erfordert eine dynamische Anpassung des Systems, da verschiedene Länder unterschiedliche E-Rechnungsstandards umsetzen. Demzufolge benötigen Unternehmen eine flexible und anpassbare Lösung, um in jedem Markt gesetzeskonform zu bleiben.
- Anpassung und Schulung: Die Implementierung von E-Rechnungen erfordert oft umfassende Schulungen für die Mitarbeitenden, die an dem Rechnungsverarbeitungsprozess beteiligt sind. Für die vollständige Integration der E-Rechnung in das SAP-System ist zudem eine Anpassung der bestehenden Workflows und Genehmigungsprozesse notwendig.
Welche Lösung bietet SAP, um die E-Rechnung in die Systemlandschaft einzubinden?
SAP bietet mit der Document and Reporting Compliance (DRC) eine leistungsstarke und umfassende Lösung, die sowohl die Integration von E-Rechnungen als auch die Verwaltung gesetzlicher Steuerberichte in bestehende Systemlandschaften ermöglicht. Eingehende Dokumente können dabei automatisch als elektronische Belege erfasst und im zentralen eDocument-Cockpit angezeigt und verwaltet werden. Ausgehende Dokumente wandelt die Lösung automatisch in das jeweils erforderliche Format um und sorgt für eine direkte Übermittlung an den Empfänger oder die zuständige Behörde.
Mithilfe eines integrierten Dashboards behalten Unternehmen jederzeit den Überblick über den gesamten Prozess, können den Status in Echtzeit überwachen und bei Bedarf Korrekturen vornehmen. Die Einbindung des Pan-European Public Procurement Online (PEPPOL)-Netzwerkes zur Übertragung von elektronischen Dokumenten ist ebenfalls problemlos möglich.
Ein zentraler Vorteil der DRC ist ihre Funktion als SAP-Standardlösung im Rahmen der „Keep the core clean“-Strategie der SAP. Da keine zusätzlichen externen Schnittstellen erforderlich sind, wird der Implementierungsaufwand erheblich reduziert und das Risiko von Fehlern bei der Anbindung von externen Programmen minimiert. Besonders Unternehmen mit einer globalen und komplexen Struktur und zahlreichen Tochtergesellschaften profitieren von der zentralen Steuerung aller E-Rechnungsprozesse innerhalb eines Tools. Der administrative Aufwand durch die zentrale Abwicklung über die DRC wird nämlich deutlich minimiert.
Die Lösung bietet zudem eine hohe Zukunftssicherheit, da die Public Cloud-Variante regelmäßig von SAP aktualisiert wird, um stets den aktuellen gesetzlichen Rahmenbedingungen zu entsprechen. Im Vergleich dazu bietet die Private Cloud-Variante mehr Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, verlangt jedoch, dass Unternehmen selbst sicherstellen, dass ihre Lösung die gesetzlichen Vorgaben erfüllt.
Mit der DRC stellt SAP eine zentrale und effiziente Plattform bereit, die die Abwicklung von E-Rechnungen vereinfacht sowie die Erstellung und Übermittlung gesetzlicher Steuerberichte optimiert. Dies entlastet Unternehmen spürbar im operativen Betrieb und gewährleistet gleichzeitig eine lückenlose Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.
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Von der detaillierten Projektplanung bis hin zur zielgerichteten Umsetzung übernehmen wir alle Schritte im Projektablauf. Anschließend führen wir umfassende Tests durch, um die reibungslose Funktionalität des Systems sicherzustellen. Und auch nach der Einführung lassen wir Sie nicht allein: Unsere Expert:innen bieten gezielte Schulungen und intensive Betreuung im Produktivbetrieb (Hypercare), damit Ihre Mitarbeitenden sicher und effizient mit dem neuen System arbeiten können.
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