11. April 2024

Die Fördermittelvergabe mit SAP Grantor unter SAP S/4HANA Teil 1

SAP-Kunden im Public Umfeld stehen vor der Herausforderung auf SAP S/4HANA zu transformieren, damit sind ebenfalls Änderungen im „Public Sector Management (PSM)“ verbunden. Dabei handelt es sich um die Kernlösung der SAP für Prozesse der öffentlichen Verwaltung. Diese lässt sich flexibel zu anderen SAP Lösungen und Drittsystemen integrieren.

Dabei lässt sich das PSM wie folgt weiter unterteilen:

Abb. 1: Die Komponenten des Fördermittelmanagements

Die folgenden Ausführungen beziehen sich ausschließlich auf die Umstellung auf SAP S/4HANA im Fördermittelmanagement (Grantor). Sie geben einen Überblick über die wichtigsten Änderungen. Weiterführende Informationen sind an den entsprechenden Stellen durch hinterlegte Links abrufbar. Für den Zugriff auf einige der nachfolgenden Links wird ein SAP-Account (S-User) benötigt. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Informationen auf Webseiten der SAP liegt bei dieser. Dieser Blogbeitrag spricht nicht im Namen der SAP und liefert keinen Anspruch auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Gegebenenfalls sind weitere Hinweise oder Aktualisierungen verfügbar und müssen individuell vor dem relevanten System-Szenario betrachtet werden.

Januar 2023: Die Fördermittelvergabe steht jetzt unter SAP S/4HANA zur Verfügung

Im Oktober 2022 hat SAP das SAP S/4HANA 2022 (Major Release) veröffentlicht. Teil dieses Releases ist SAP Grantor Management. Im Januar 2023 wurde bekannt, dass es nun drei mögliche Bereitstellungsszenarien von Grantor unter SAP S/4HANA gibt. Grantor kann zukünftig vollständig in SAP S/4HANA ohne CRM verwendet werden.

Die bereits bekannten Funktionalitäten aus dem bisherigen SAP Grantor Management, das auf CRM basiert, sind nach wie vor relevant. Davon ausgenommen ist beispielsweise Web Request, dass in der neuen S/4HANA Grantor Management-Lösung nicht zur Verfügung steht.

Die wichtigsten Funktionen der neuen S/4HANA Grantor On Premise-Lösung

Hauptfunktionen:

  • Förderprogramme
  • Förderantrag
  • Bewilligung Integration mit AP/AR und PSCD
  • Integration mit dem Haushaltsmanagement
  • Budgetverwaltungssystem 
  • Budgetobligo der Mittelvormerkungen 

Drei Bereitstellungsszenarien:

  • Side-by-Side: Das CRM-System ist über eine CRM-Middleware mit einem S/4HANA-System verbunden (alle Releases). Das S/4HANA-System wird nur als ECC-System verwendet.
  • NEU – nur S/4: Die E2E Grantor Management Prozesse von Förderprogrammen, Förderanträgen und Bewerbungen bis zur Fakturierung, Rechnungsstellung und Auszahlung laufen in einem einzigen S/4HANA System.
  • NEU – Hybrid-Szenario: Kombination von Side-by-Side und S/4 only.

Für einige Förderprogramme und die zugehörigen Anträge und Bewilligungen wird ein separates CRM-System verwendet, während für andere Förderprogramme das S/4HANA-System genutzt wird. Budgetreservierungen und FI-Prozesse laufen alle im selben S/4HANA-System, unabhängig davon, in welchem System sich die Förderprogramme, Anträge oder Bewilligungen befinden.

Neue Funktionen:

Aktivieren des Vertragskontokorrents, in CRM auch als Geschäftsvereinbarung bekannt, in der Benutzeroberfläche für den Bewilligungskopf und die Bewilligungspositionen.

Navigation im Fakturabeleg: Navigation zu PSCD- und FI-Fakturabelegen aus der Transaktionshistorie ist möglich.

Archivierung:

Fakturabelege und Abrechnungsbelege können nur archiviert werden, wenn die zugehörige Bewilligung archiviert wurde. Wenn ein FI-AP/AR-Beleg oder PSCD-Beleg archiviert wurde, wird auf der Benutzeroberfläche für die zugehörige Bewilligung eine Fehlermeldung angezeigt. Es ist nicht mehr möglich, die Bewilligung oder den Mittelabruf zu bearbeiten. Es besteht nur die Möglichkeit den Status auf abgeschlossen oder archivierbar zu setzen.

Die oben genannten Funktionen sind erforderlich, da die Rechnungsbeträge der Bewilligung anhand der zugehörigen AP&AR-/PSCD-Dokumente berechnet werden. Die Rechnungsbeträge würden nicht stimmen, wenn AP&AR-/PSCD-Dokumente vor der Bewilligung oder dem Mittelabruf archiviert werden. Dasselbe gilt für Abrechnungsbelege. Information Lifecycle Management Archivierung (ILM)-Regeln für Förderprogramme werden nur für das oberste Programm einer Programmhierarchie angewendet, das heißt die Aufbewahrungsfrist wird für das oberste Programm berechnet.

Wichtige Verbesserungen:

  • CRM WebUI auf Basis von Fiori 3: Visuelle Harmonisierung (Belize-Thema), Zielmodus zur Einbettung von CRM-Anwendungen in das Launchpad
  • Reduzierung der Gesamtbetriebkosten: Vereinfachung der IT-Landschaft; Einsparung von Hardwarekosten, Betriebskosten und Zeit
  • Keine Replikationsfehler mehr: Kein Warten auf Replikationsfehler bei der Erstellung von Folgebelegen oder bei der Stammdatenreplikation
  • Synchrone Erstellung von Folgebelegen: Beispielsweise Förderprogramm, Mittelvormerkungsbelege, Rechnungsbelege
  • Abschaffung der Stammdatenreplikation (Geschäftspartner, Geschäftsvereinbarung)
  • Fehler in Folgebelegen sind für den Endbenutzer als UI-Fehlermeldungen sichtbar: Es ist nicht mehr notwendig, nach IDocs/Queues zu suchen, um die Fehlerquelle zu identifizieren.
  • Die Verarbeitung von Zuwendungsgeberbelegen wird nicht mehr blockiert: Folgebelege werden nicht verteilt, sondern sofort erzeugt.
  • Die erneute Ausführung von Folgeprozessen kann vom Endbenutzer angestoßen werden: Tritt bei der Erstellung eines Folgebelegs (z.B. zweckgebundene Mittel, Abrechnung) ein Fehler auf, kann die Ausführung aus dem UI heraus angestoßen werden, sobald das „Problem“ behoben ist.
  • Rechnungen und Ausgleichsinformationen werden direkt aus dem FI gelesen: Es sind keine Benachrichtigungen über Reports mehr erforderlich, um Grantor Bewilligungen über die Erstellung von Rechnungen oder Verrechnungen zu informieren.

Welche Neuerungen sind seit der Erstauslieferung von SAP Grantor unter S/4HANA vorhanden?

Nach der Veröffentlichung im Januar 2023, in der die drei möglichen Bereitstellungsszenarien von Grantor unter SAP S/4HANA verkündet wurden, folgte im Oktober 2023 eine weitere Veröffentlichung.

Details zu den neuesten Anpassungen, die im Oktober 2023 durch die SAP veröffentlicht wurden, sind in dem Folgebeitrag „Die Fördermittelvergabe mit SAP Grantor unter SAP S/4HANA Teil 2“ nachzulesen.

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Maximilian Robinson

Maximilian Robinson ist Team Manager mit dem Schwerpunkt Public Sector. Als Projekt- und Teilprojektleiter treibt er die digitale Transformation unter anderem in den Themen Fördermittel- und Haushaltsmanagement voran.
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