4. Juni 2024

Organizational Change Management bei SAP S/4HANA

In einer sich schnell verändernden Geschäftswelt ist die Unternehmens-Digitalisierung, z. B. eine Implementierung der Software SAP S/4HANA, ein ehrgeiziges Ziel. Der Veränderungsprozess, der mit einer SAP S/4HANA-Einführung einhergeht, kann sehr herausfordernd sein. Eine Herausforderung liegt in einem der wichtigsten – wenn nicht dem wichtigsten – Bindeglied einer Organisation: dem Menschen. In diesem Blogbeitrag tauchen wir tiefer in die Essenz von Organizational Change Management (OCM) bei SAP S/4HANA-Implementierungen ein und teilen praktische Strategien für erfolgreiche Veränderungen. Dabei konzentrieren wir uns hauptsächlich auf das „Wie“ der Veränderung – wie wir Menschen auf Veränderungen in der Organisation vorbereiten, begleiten und unterstützen.

Bedeutung von Organizational Change Management

Insbesondere wenn sich Unternehmen für einen sogenannten Greenfield-Ansatz entscheiden, kommt es zu massiven Veränderungen im Unternehmen. Von einem Greenfield-Ansatz spricht die SAP, wenn ein Unternehmen derzeit noch kein SAP ERP-System im Einsatz hat. Anders als der sogenannte Brownfield-Ansatz, in welchem es meistens darum geht, von einer älteren SAP-Version auf die SAP S/4HANA-Lösung umzusteigen.

Allzu oft werden die vielfältigen Herausforderungen, die ein SAP S/4HANA-Projekt mit sich bringt, völlig unterschätzt – das zeigen viele Aussagen und Berichte von Unternehmen, wenn sie nach den größten Stolpersteinen in ihrem Projekt gefragt werden. Die Folgen dieser Unterschätzung können zum Teil erheblich sein:

  • Nicht selten kommt es zu einer Überziehung des Projektbudgets.
  • Mitarbeitende sind unzufrieden und demotiviert.
  • Das operative Geschäft läuft nach dem Go-Live nicht reibungslos.

Bestenfalls können Unternehmen mit einer intensiven Hypercare-Phase das Geschäft wieder auf Kurs bringen, die schlechte Stimmung der Mitarbeitenden und der Schaden für die Unternehmenskultur bleiben jedoch bestehen. Beim Organizational Change Management bei SAP S/4HANA-Implementierungen geht es darum, die menschlichen Aspekte von Veränderungen zu verstehen und zu managen.

Dabei geht es nicht nur um die technische Seite der Softwareimplementierung, sondern auch darum, die Menschen bei der Anpassung an neue Systeme, Prozesse und Arbeitsweisen zu begleiten. Dies ist von entscheidender Bedeutung in einem Cloud-System, in dem ein „Fit-to-Standard“-Denken, also weg vom angepassten und hin zu einem vordefinierten System, vorherrscht.

Wie kommuniziert man die Einführung bzw. Umstellung auf SAP S/4HANA?

Eine offene und häufige Kommunikation legt den Grundstein für positive Veränderungen innerhalb der SAP S/4HANA-Implementierung. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden über die Gründe für den Wechsel, die damit verbundenen Vorteile und Auswirkungen auf ihre tägliche Arbeit zu informieren. Warum die Veränderung? Welchen Wert hat die Veränderung für den Einzelnen? Wie lange wird das dauern? Dies sind einige Beispiele für Fragen, die beantwortet werden müssen. Dies schafft nicht nur Klarheit, sondern kann auch Unsicherheit und Widerstand gegen Veränderungen abbauen.

Wie können Führungskräfte bestmöglich in die Umsetzung einbezogen werden?

Führungskräfte sollten nicht nur die Bedeutung und Absicht der Veränderung hervorheben, sondern auch mit gutem Beispiel vorangehen. Wenn sich Führungskräfte für SAP S/4HANA begeistern, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die Mitarbeitenden diesem Beispiel folgen. Ein Change-Management-Workshop, der sich an (leitende) Führungskräfte richtet, bietet dafür eine perfekte Gelegenheit und ist ein Beispiel dafür, wie wir Führung zu einem Teil dieses Wandels in der Organisation machen.

Wie kann das Engagement rund um SAP S/4HANA gesteigert werden?

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden von Anfang an in das Projekt ein. Sie bekommen wertvolle Einblicke und können das neue SAP S/4HANA-System mitgestalten. Das erhöht das Zugehörigkeitsgefühl und verringert Widerstände.

Wie stellt man den richtigen Wissensstand der Mitarbeitenden sicher?

Funktionale Schulungen reichen aus, oder? Nein. Umfassende Schulungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeitenden mit SAP S/4HANA vertraut sind, sind unerlässlich. Allerdings müssen die beteiligten Mitarbeitenden, neben der Funktionalität, auch den damit verbundenen (neuen) Prozess verstehen. Es ist sehr hilfreich zu definieren, was Mitarbeitende „wissen müssen“ (in Bezug auf Integrationen oder zugehörige Informationen) und was sie „können müssen“ (funktional im System).

Auf diese Weise können wir bei den beteiligten Mitarbeitenden Wirkung erzielen und den Nutzen erkennen. Vor allem aber ist es wichtig, ihnen Zeit zu geben, sich mit dem neuen System vertraut zu machen und zu üben, um Umgehungslösungen und hohen Zeitaufwand zu vermeiden.

Wie kann der Wandel im Umsetzungsprojekt gemeinsam vorangetrieben werden?

Sogenannte „Change Agents“ sind effektive (Projekt-)Teammitglieder, die für verschiedene Aspekte der Veränderung verantwortlich sind, z. B. Kommunikation, Training und Problemlösung. Dadurch wird die Verantwortung geteilt und die Effizienz gesteigert. Darüber hinaus überwachen diese Personen den Prozess in Bezug auf die verschiedenen Aspekte der Veränderung im Projekt und geben regelmäßig Feedback an das zentrale Change-Management-Team. Die Hemmschwelle, Ärger und Problem zu verbalisieren, ist erheblich geringer, wenn Kollegen sich den Change Agents, die ja ebenfalls Kollegen sind, anvertrauen können.

Implementierungsstrategien für SAP S/4HANA

Klare Ziele

Definieren Sie klar, was Sie mit der SAP S/4HANA-Implementierung erreichen wollen und welche Absicht dahintersteckt und kommunizieren Sie diese Punkte regelmäßig in der gesamten Organisation. Dies trägt dazu bei, ein gemeinsames Verständnis für die Veränderung und Transparenz zu schaffen. Vergessen Sie nicht, den menschlichen Aspekt zu betonen, zum Beispiel den Mehrwert für die Mitarbeitenden. Schließlich handelt es sich um ein ganzheitliches Geschäftsprojekt und nicht um ein klassisches IT-Projekt.

Schrittweise Implementierung

Schrittweise Implementierung: Führen Sie – wenn möglich – SAP S/4HANA schrittweise ein, um eine Überforderung zu vermeiden. SAP hat seine Activate-Methode an den Change-Management-Ansatz angepasst. adesso orange hat diesen Ansatz in einer eigenen Methodik zusammengefasst, der adesso active Transformation.

Abb. 1: SAP Activate Phasen und Change Management Aktivitäten

Feedback und Adaption

Seien Sie offen für das Feedback der Mitarbeitenden und beziehen Sie es (wenn immer möglich) in die Entscheidungen zu SAP S/4HANA und in Ihre Change-Management-Tools mit ein. Dies zeigt, dass ihr Beitrag geschätzt wird und kann die Akzeptanz der Veränderung erhöhen.

Messbare Ergebnisse

Definieren Sie messbare KPIs, um den Erfolg der Veränderung zu bewerten. Dies gibt Aufschluss darüber, welche Bereiche gut funktionieren und wo Anpassungen erforderlich sind. Beispiele sind Statistiken über die Systemnutzung und die Überwachung der Anzahl von Zwischenfällen oder Widerständen seitens der Organisation.

Unterstützung nach der Implementierung

Bieten Sie kontinuierliche Unterstützung bei der Nutzung von SAP S/4HANA. Beantworten Sie beispielsweise auch nach der Implementierung Fragen und lösen Sie Probleme. Dies trägt dazu bei, das Vertrauen in das neue System zu stärken.

Fazit

Veränderung ist eine Reise und verdient Aufmerksamkeit und Engagement bei der digitalen Transformation. Organizational Change Management ist ein wesentlicher Bestandteil erfolgreicher digitaler Transformationsprojekte. Es stellt sicher, dass Unternehmen nicht nur neue Technologien einführen, sondern auch ihre Prozesse anpassen und ihre Mitarbeitenden mitnehmen.

Fest steht: Je früher sich Unternehmen um das Organizational Change Management (OCM) kümmern, und je früher und besser die Projektmitarbeitenden und die Organisation auf diese Weise auf das Projekt vorbereitet werden, desto einfacher fallen der Einstieg und die Zusammenarbeit. Ein professionelles OCM ist also entscheidend, um sicherzustellen, dass eine S/4HANA-Implementierung reibungslos verläuft und die digitale Transformation positiv vorantreibt. Unternehmen, die verstanden haben, warum Organizational Change Management wichtig ist und diese neue Realität angenommen haben, erzielen Wettbewerbsvorteile sowie verbesserte Mitarbeiterzufriedenheit und Kommunikation. Sie profitieren von größerer Agilität bei der Reaktion auf Marktschwankungen, einer schnelleren Time-to-Market für neue Produkte und Dienstleistungen, niedrigeren Kosten und gesteigerter Produktivität.

Bei der Planung einer SAP S/4HANA-Implementierung ist es entscheidend, SAP-spezifische Change-Management-Tools und -Ressourcen zu nutzen. Wir freuen uns, Sie mit unserer Expertise im Bereich SAP-Projektmanagement und Organizational Change Management in Transformationsprojekten zu unterstützen. Für Fragen zum Thema SAP Change Management und den dazugehörigen Tools und Templates stehen wir Ihnen selbstverständlich gerne zur Verfügung.

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Ein Beitrag von:

Ines Temme

Ines Temme ist ausgebildete Change Management-, Personal-, Lern- und Kommunikationsfachfrau und als Senior Consultant bei adesso orange tätig. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in den Bereichen Projektleitung, Change Management, Coaching, Kommunikation und Training, hauptsächlich in ERP-Implementierungen, von kleinen Implementierungen bis hin zu globalem Client/Server-Anwendungen.
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