24. Januar 2024

Die adesso active transformation – Roadmap zu SAP S/4HANA

Die Umstellung auf SAP S/4HANA – früher oder später führt kein Weg daran vorbei. Es empfiehlt sich, die Umstellung nicht bis zum letzten Moment hinauszuzögern. Wir bei adesso haben eine Roadmap entwickelt, die zeigt, wie die Transformation von IT-Systemen und -Landschaften auf SAP S/4HANA professionell und für alle Beteiligten verständlich durchgeführt werden kann: die adesso active transformation.

Konkret handelt es sich bei der adesso active transformation um ein hybrides Vorgehensmodell, das in sechs Phasen aufeinander aufbaut und sich so Schritt für Schritt der Umstellung auf S/4HANA nähert. Als SAP-Gold-Partner arbeiten wir bei adesso orange sehr eng mit SAP zusammen und haben unser Modell an das activate-Modell der SAP angelehnt. Auf diese Weise bringen wir einen roten Faden in die Transformation – von der strategischen Planung und dem Organisations-Enablement über die Feinplanung bis hin zur Umsetzung.

Die 6 Phasen erklärt

Phase 1: Enterprise Discover

Im ersten Schritt geht es für uns darum, die Kundin oder den Kunden auf die Transformation vorzubereiten; gar nicht im technischen Sinne, sondern eher um die Sinne zu schärfen: Was kommt auf euch zu? Welche Möglichkeiten habt ihr bei einer Umstellung auf S/4HANA? Doch nicht nur ihr sollt euch einen bestmöglichen Überblick verschaffen. Auch wir wollen genau wissen, welche Gegebenheiten wir vorfinden und welcher Ansatz am besten geeignet ist: Greenfield, Brownfield oder doch hybrid? Zu den unterschiedlichen Wegen habe ich im Übrigen bereits einen Blogbeitrag verfasst.

Innerhalb der Transformation arbeiten wir mit vier Streams:

  • Organisation und Projektmanagement
  • Technik
  • Business
  • Change-Management

Die Streams machen die Projekte übersichtlicher und bringen Ordnung in die Prozesse. Gleichzeitig bilden sie die Kernaktivitäten eines jeden Projekts. Die Streams dienen außerdem einem besseren Verständnis bei so komplexen Vorhaben wie einer Software-Einführung oder einer Transformation. Beim Thema Change-Management möchte ich an dieser Stelle auf meine Kollegin Heike Willkomm verweisen. Sie und ihr Team bieten tolle und hilfreiche Schulungen und Workshops, die zeigen, wie Veränderung in einem Unternehmen gelingen kann, sodass sich alle Beteiligten wohl fühlen.

Die Enterprise-Discover-Phase ist somit der Startschuss für die Transformation und legt die wichtigsten Rahmenbedingungen fest. In der Regel dauert diese Phase drei bis sechs Wochen, ist also recht kurz und durch Workshops geprägt. Das Ziel dieser Phase: klare Projektprämissen und ein gegenseitiges Update über den aktuellen Stand der Unternehmens-IT.

Phase 2: Prepare

In der Prepare-Phase legen wir gemeinsam mit euch den Transformationspfad fest. Das heißt, wir erstellen eine Roadmap, an der wir uns in den kommenden Wochen und Monaten orientieren – der rote Faden der Transformation. Diese Phase führen wir überwiegend im klassischen Beratungs- und Workshop-Modus durch: Analysieren, Konzeptionieren, Schulen, Umsetzen, Abstimmen.

In unseren Transformationsprojekten verwenden wir sogenannte Bausteine, um das Vorgehen zu strukturieren und den roten Faden zu erstellen. Sie begleiten das Projekt durch alle Phasen und stellen sicher, dass das Projektteam zur richtigen Zeit die richtigen Ergebnisobjekte generiert. Bausteine sind abschließbar und einer Phase zugeordnet. Dabei unterscheiden wir zwischen Business- und Technik-Bausteinen.

Auswahl an Bausteinen, wie sie in einem Projekt vorkommen könnten. Die Business-Bausteine in Gelb, Technik-Bausteine sind grau markiert.

Der wichtigste und größte Baustein ist die UX Journey: Wir betrachten gemeinsam eure Business-Prozesse und gleichen diese mit den Best Practices von SAP ab. Wenn diese zueinander passen, wählen wir die Best Practices aus und übernehmen diese. Wenn nicht, überlegen wir, ob wir alten Code aus den R/3-Systemen übernehmen können oder neue Wege gehen müssen oder gar sollten.

An dieser Stelle entscheidet sich häufig auch, inwieweit ein Weg zurück zum Standard für euch möglich ist und mit welchen prozessualen Veränderungen dieser verbunden wäre. Das Ergebnis der UX Journey ist ein Fachkonzept in einer Light-Version. Wir haben damit einen Projektplan als Grundlage für die beiden nächsten Phasen.

Phase 3: Explore

Jetzt geht es ans Eingemachte – die konzeptionelle Arbeit beginnt. Zusammen mit euch bilden wir Prozesscluster. Wir gehen die Prozesse Schritt für Schritt durch und stimmen sie aufeinander ab. Wie wollt ihr euch in Zukunft aufstellen? Dieser Blick nach vorne darf nie fehlen. Ein wichtiges Element ist unser Interaction Room. Das ist ein Workshop-Format, in dem wir Fachbereiche und IT an einen Tisch bringen. Im gemeinsamen Gespräch sollen sie ihre Bedürfnisse und Anforderungen einbringen, Prozesse diskutieren und sich schließlich auf ein gemeinsames Vorgehen einigen.

Aus technischer Sicht kümmern wir uns um die Bereitstellung des Systems. Wir bauen das System auf, binden die SAP-Business-Technology-Plattform an – die gehört zu modernen S/4HANA-Systemen dazu – und haben damit eine umfangreiche Ergebnisdokumentation erstellt. Dazu zählen zum Beispiel Migrationskonzepte, Blueprints, User Stories, aber auch Themen rund um das Testing und die IT-Security.

Am Ende der Explore-Phase legen wir ein Feinkonzept vor: ein qualifiziertes Backlog für die nächste Phase und eine finale Planung der Umsetzungsphasen. Kurzum: Alle notwendigen Vorbereitungen für die Umsetzung sind getroffen.

Die Prozesse der Explore-Phase im Detail.

Phase 4: Realize

In dieser Phase greifen alle Zahnräder ineinander. Das Hauptziel der Realize-Phase ist es, sicherzustellen, dass das System für den Go-live und den erfolgreichen Integrationstest sowie die Abnahme bereit ist. Das erreichen wir anhand von Zwischenetappen. Wir implementieren, testen und nehmen User Stories ab – alles gemäß Backlog aus der Explore-Phase. Wir führen Migrationsroutinen und Testzyklen durch und schulen schließlich die Anwenderinnen und Anwender.

Im Wesentlichen geht es darum, die ausgefeilten Konzepte durch die beiden Streams Business und Technik in Form von Sprints umzusetzen. Hier zeigt sich, wie gut das Projektmanagement ist, das wir zuvor aufgesetzt haben – denn ändern können wir es an diesem Punkt kaum mehr. In dieser Phase sind die Kolleginnen und Kollegen aus dem Change-Management besonders gefragt: Sie begleiten die Tests und Schulungen, damit wir eine reibungslose Integration und vor allem eine erfolgreiche Akzeptanz des Systems sicherstellen.

Sobald hier keine Fragen mehr auftauchen, sind wir bereit, das neue System in Betrieb zu nehmen. Die letzte Phase der adesso active transformation beginnt.

Phase 5 & 6: Go Live und Run

Die Generalprobe steht bevor. Alles, was wir bisher aufgebaut, getestet und umgesetzt haben, proben wir ein letztes Mal. Beim Go-live wird das System endgültig produktiv gesetzt. Die erfolgreiche Generalprobe endet mit der Abnahme des Systems und dem Eintritt sowie der Freigabe für den Go-live. Das System kann genutzt werden – die Run-Phase startet.

Zunächst begleiten wir den Wiederanlauf des Systems in der sogenannten Hypercare- und Stabilisierungsphase. Dann erfolgt die Übergabe. Damit endet in der Regel ein Projekt zur Umstellung auf SAP S/4HANA. Im Nachgang sprechen wir mit euch noch einmal ausführlich über das gesamte Projekt und holen uns Feedback ein. Ein vernünftiges und kritisches Feedback ist für uns unerlässlich. Nur so können wir besser werden und die nächsten Transformationen optimieren. Denn nach dem Projekt ist vor dem Projekt!

S/4HANA-Roadmap im Fazit

Eine Umstellung auf SAP S/4HANA oder die Einführung einer neuen Software erfordert eine sorgfältige Planung und einen engen Austausch mit den Kundinnen und Kunden. Ihr müsst euch ein genaues Bild von eurer IT-Landschaft machen, damit wir gemeinsam den besten Ansatz für eine Transformation wählen können. Für einen erfolgreichen Projektabschluss sind Workshops, Diskussionen und Schulungen unverzichtbar.

Ein roter Faden mit klarem Fokus auf Business- und Technik-Prozesse ist zudem unerlässlich für die Umstellung von IT-Systemen und -Landschaften. Mit unserem Vorgehensmodell, der adesso active transformation, helfen wir euch, diese Transformation übersichtlich, verständlich, transparent und damit letztendlich erfolgreich zu gestalten.

Meldet euch bei mir oder bei uns über adesso orange – gemeinsam setzen wir euer IT-Projekt um!

Weitere Beiträge zu spannenden Themen findet ihr regelmäßig in unserem adesso orange-Blog.

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Ein Beitrag von:

Stephan Thies

Stephan ist seit 2011 Teil der adesso Gruppe und hat ein Faible für Projektmanagement in SAP Projekten. Er ist Mitglied des Vorstands bei adesso orange und leitet die Line of Business Manufacturing. Neben seinen Tätigkeiten bei adesso orange ist Stephan Mitgründer von urban energy, einem Start-up aus der adesso Gruppe.
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