6 Antworten zum elektronischen Rechnungsaustausch – ZUGFeRD vs. XRechnung

Die Verabschiedung des E-Rechnungsgesetzes (E-RechG) führt zu umfangreichen Veränderungen bei der Gestaltung von Rechnungsstellungsprozessen und zwar nicht nur bei der Rechnungsstellung an öffentliche Auftragnehmer (B2G), sondern in der gesamten deutschen Wirtschaft. Aber was bedeutet das eigentlich? Was ist konkret für Sie als Unternehmen zu tun? Welche Fristen bestehen? Antworten auf diese und weitere Fragen finden Sie in diesem Blogbeitrag.

Wie sieht die Ausgangssituation aus?

Am 1. Dezember 2016 wurde das E-Rechnungsgesetz (E-RechG) verabschiedet, dessen Ausgangspunkt die EU-Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 war. Das Ziel dieser bisher größten E-Government-Initiative in Europa besteht darin, durch eine gemeinsame Norm für die elektronische Rechnungsstellung durchgängige elektronische Beschaffungs- und Haushaltsprozesse zu ermöglichen, um damit von den Vorteilen der Digitalisierung als Prozessbeschleuniger und Kostensparer im öffentlichen Auftragswesen zu profitieren. Wer hingegen ab dem 27.11.2020 nicht in der Lage ist, XRechnung-konforme Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu stellen, der wird im schlimmsten Fall auf seinen Rechnungen sitzen bleiben. 

Was versteht der Gesetzgeber unter einer elektronischen Rechnung?

Im alltäglichen Sprachgebrauch ist der Begriff der elektronischen Rechnung vergleichsweise weit gefasst. Sowohl eine per E-Mail eingehende Rechnung, als auch EDI-Formate oder aber Bild-, PDF-, Text-, XML-Dateien können unter diesem Begriff gemeint sein. Selbst eine eingescannte Papierrechnung kann schon als elektronische Rechnung angesehen werden.

Im Kontext der EU-Richtlinie, um die es in diesem Beitrag geht, ist der Begriff der elektronischen Rechnung allerdings weitaus enger zu verstehen. Hier versteht man unter einer elektronischen Rechnung „eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und ihre automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht“. Der technische Aufbau des Datensatzes wurde über eine sogenannte CIUS (Core Invoice Usage Specification) spezifiziert. Als nationale Möglichkeit steht hierfür der Standard XRechnung bereit. Die XRechnung ist eines der Formate, welches die Anforderungen der EU-Richtlinie erfüllt, es ist aber nicht das Einzige. In anderen EU-Ländern gibt es ebenfalls etablierte E-Rechnung-Standards, wie z.B. FatturaPA in Italien, Factur-X in Frankreich oder FacturaE in Spanien.

Worin besteht der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?

In der Version 1.0 genügte der Standard ZUGFeRD noch nicht den Kriterien der EU-Richtlinie. In der jetzt veröffentlichten Version 2.01 sind jedoch erstmals sämtliche Anforderungen an eine elektronische Rechnung im Sinne des E-RechG erfüllt. Auf den Punkt gebracht ist ZUGFeRD der benutzerfreundliche Bruder der XRechnung. Denn während die Darstellung der Rechnungsinformationen in dem Standard XRechnung ausschließlich in einem strukturierten XML-Format erlaubt ist, darf der Rechnungsdatensatz bei ZUGFeRD zusätzlich eine bildliche Repräsentanz der strukturierten Rechnungsdaten in dem Format PDF/A enthalten. Aus diesem Grund spricht man bei ZUGFeRD auch von einem hybriden Rechnungsformat. Der Vorteil von ZUGFeRD gegenüber XRechnung ist also ganz klar die einfache Lesbarkeit des Formates für den Menschen. Auf der 4. FeRD-Konferenz Anfang 2018 hieß es vom Bundeswirtschaftsministerium: „XRechnung und ZUGFeRD 2.x stehen gleichberechtigt nebeneinander. Es bleibt den Nutzerinnen und Nutzern überlassen, welches Format sie verwenden wollen.

An wen muss der elektronische Rechnungsversand zum Stichtag erfolgen?

Spätestens ab dem 27.11.2020 muss jede Rechnung von Unternehmen an öffentliche Auftraggeber, also B2G (Business to Government), elektronisch zugestellt werden. Öffentliche Auftraggeber sind nicht nur Bundes- und Landesbehörden, wie die Bundesbank oder das Kraftfahrtbundesamt, sondern auch Sektorenauftraggeber, wie Stadt- und Wasserwerke oder die KfW-Banken der Länder. Wer diesen neuen Übertragungsweg darüber hinaus nutzen möchte, dem steht diese Möglichkeit grundsätzlich ab sofort zusätzlich offen.

Welche Übertragungswege sollten Sie für den elektronischen Rechnungsaustausch nutzen?

Während die Datenformate für XRechnung und ZUGFeRD hinlänglich spezifiziert wurden, lässt der Gesetzgeber den Marktakteuren beim Thema Datenaustausch einen deutlich größeren Spielraum. Grundsätzlich sind fast alle denkbaren elektronischen Übertragungswege zulässig. Der Datenaustausch per Web-Formular oder Datei-Upload. Der Datenaustausch per Webservice über das Portal PEPPOL oder per E-Mail. PEPPOL ist hierbei der einzige Weg des Datenaustausches, der hinlänglich spezifiziert wurde. Die Ausgestaltung aller weiterer Übertragungswege obliegt der Kreativität der Geschäftspartner.

Wie Sie vorgehen können?

Da die Prüfung der einfachen strukturierten Rechnung für die allermeisten Rechnungsempfänger nicht ohne Zusatzsoftware möglich sein wird, empfehlen wir bis auf weiteres den Versand von ZUGFeRD 2.01 Rechnungen an alle Rechnungsempfänger. Das Format ZUGFeRD 2.01 muss von sämtlichen öffentlichen Auftraggebern akzeptiert werden und ist außerdem von jedem ohne Zusatzsoftware überprüfbar, was für beinahe alle Nutzer einen klaren Zusatznutzen gegenüber XRechnung bietet.

In sechs Schritten zur elektronischen Rechnung:

1. Prüfen Sie zeitnah, welche Ihrer Rechnungsprozesse von den gesetzlichen Anforderungen des E-RechG und E-RechV betroffen sind.
2. Machen Sie sich jetzt mit den technischen Anforderungen von ZUGFeRD 2.x und XRechnung vertraut.
3. Bringen Sie in Erfahrung, welche Output-Management-Systeme für die Erstellung von Rechnungen in Ihrem Haus verantwortlich sind und mit welchem zusätzlichen Aufwand für eine Realisierung von ZUGFeRD zu rechnen ist.
4. Prüfen Sie, welche Möglichkeiten des digitalen Rechnungsversands Ihr Unternehmen bereits heute nutzt – gegebenenfalls müssen Sie das Rad nicht neu erfinden.
5. Stimmen Sie frühzeitig mögliche Auswirkungen durch die Anpassung Ihrer Prozesse für ZUGFeRD und XRechnung auf Stammdaten und die Nachrichtensteuerung ab.
6. Stellen Sie sicher, dass öffentliche Auftraggeber spätestens zum Stichtag mit einer elektronischen Rechnung nach EN 16931 versorgt werden können.