Die E-Rechnung (elektronische Rechnung) gewinnt in nahezu allen Branchen zunehmend an Bedeutung. Der Bankensektor bildet dabei keine Ausnahme. Als digitalisierte und automatisierte Alternative zur klassischen Papierrechnung bietet die E-Rechnung zahlreiche Vorteile, die gerade in der dynamischen und stark regulierten Finanzwelt entscheidend sind. Banken, die sich in einem immer intensiver werdenden Wettbewerb behaupten müssen, profitieren von der E-Rechnung in mehrfacher Hinsicht: Effizienzsteigerung, Kostensenkung und Compliance mit internationalen Standards und gesetzlichen Anforderungen.
Darüber hinaus treibt die Digitalisierung auch im Bankensektor die Notwendigkeit voran, Prozesse zu optimieren und kundenorientierte Services auszubauen. Die E-Rechnung wird hier zu einem Schlüssel, um administrative Abläufe zu beschleunigen, Fehlerquellen zu minimieren und gleichzeitig die Nachhaltigkeitsziele der Branche zu unterstützen. Besonders im internationalen Geschäft und bei der Vernetzung mit globalen Lieferketten bietet sie eine standardisierte und transparente Grundlage.
In diesem Beitrag beleuchten wir die wachsende Bedeutung der E-Rechnung im Bankensektor, klären die relevanten gesetzlichen Rahmenbedingungen und zeigen, wie die Umsetzung mithilfe von SAP Document and Reporting Compliance (DRC) effizient gestaltet werden kann.
Was bedeutet die E-Rechnung im Bankensektor?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem maschinenlesbaren, strukturierten Datenformat, das erlaubt, Rechnungsprozesse digital und automatisiert abzuwickeln. Für Banken bedeutet dies: Die bisherige Rechnungsbearbeitung – oftmals geprägt von manuellen Prozessen und Papierdokumenten – wird durch eine elektronische Verarbeitung in Echtzeit ersetzt.
Im Bankensektor spielen neben Effizienz auch die Compliance- und regulatorischen Anforderungen eine zentrale Rolle. Spezifische Vorgaben zur Rechnungsübermittlung, Datenaufbewahrung und Prüfungsfähigkeit müssen jederzeit erfüllt werden. Hierbei setzen viele Banken auf strukturierte XML-basierte Formate wie XRechnung oder hybride Standards wie ZUGFeRD.
Wie sehen die gesetzlichen Anforderungen aus?
Im Rahmen des deutschen Wachstumschancengesetzes müssen Banken als Unternehmen im B2B-Bereich ab dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Die wichtigsten Vorgaben:
- Ab 2025: Verpflichtung zur Annahme von E-Rechnungen gemäß EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
- Übergangsfristen (2025–2027): Rechnungen in Papierform oder PDF sind noch zulässig – jedoch nur mit Zustimmung des Empfängers. Unternehmen mit einem Jahresumsatz > 800.000 Euro müssen ab 2027 ausschließlich Standard-E-Rechnungen verwenden.
- Ab 2028: E-Rechnungspflicht ohne Ausnahmen!
Welche Herausforderungen bringt die Implementierung der E-Rechnung im Bankensektor mit sich?
Die Umstellung auf die E-Rechnung stellt Banken vor spezifische Herausforderungen:
Komplexe Systemlandschaften
Banken betreiben meist hochindividualisierte ERP- und Kernbankensysteme. Die Integration von E-Rechnungsformaten wie XRechnung erfordert Anpassungen und Tests.
Compliance-Anforderungen
Regulatorische Vorgaben zur Rechnungsbearbeitung und Datenarchivierung müssen streng eingehalten werden. Eine lückenlose Nachvollziehbarkeit und Auditierbarkeit ist essenziell.
Prozessintegration
E-Rechnungen müssen nahtlos in bestehende Workflows und Freigabeprozesse eingebettet werden, um einen durchgängigen Rechnungsfluss zu gewährleisten.
Schulung der Mitarbeitenden
Neue Systeme und Prozesse erfordern Schulungen für Mitarbeitende, um den Umstieg auf die E-Rechnung erfolgreich zu meistern.
Was sind die Vorteile der E-Rechnung im Bankensektor?
Die Einführung der E-Rechnung bringt Banken zahlreiche strategische und operative Vorteile:
Effizienzsteigerung
Eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungen in Echtzeit reduziert manuelle Arbeitsschritte, Übertragungsfehler und Verzögerungen. Zahlungsprozesse und Kontenabstimmungen werden beschleunigt, wodurch Skontovorteile besser genutzt werden können.
Regulatorische Sicherheit
Banken unterliegen strengen Compliance-Vorschriften. Die E-Rechnung ermöglicht eine konforme Rechnungsbearbeitung gemäß den Vorgaben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF) und der EU-Norm EN 16931.
Schnellere Zahlungsabwicklung
Durch automatisierte Workflows erfolgt die Rechnungsprüfung und Freigabe deutlich schneller, was zur Optimierung der Liquiditätssteuerung beiträgt.
Nachhaltigkeit
Die Digitalisierung der Rechnungsprozesse senkt den Papierverbrauch und unterstützt die Nachhaltigkeitsziele der Bank.
Kostenreduktion
Der Wegfall von Druck, Porto und Archivierungskosten für Papierrechnungen spart erhebliche Ressourcen.
SAP DRC als Lösung
Mit SAP Document and Reporting Compliance (DRC) bietet SAP eine umfassende Lösung, um die gesetzlichen Anforderungen der E-Rechnung effizient zu erfüllen. Durch die nahtlose Integration in bestehende SAP-Systeme werden gängige Formate wie XRechnung und ZUGFeRD direkt unterstützt. Automatisierte Prozesse minimieren den manuellen Aufwand erheblich, indem Rechnungen automatisch erfasst, geprüft, umgewandelt und versendet werden.
SAP DRC gewährleistet nicht nur eine hohe Effizienz, sondern auch eine zuverlässige Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen in Deutschland und international, eine essenzielle Voraussetzung für Banken mit globalen Geschäftsbeziehungen. Ein integriertes Dashboard ermöglicht zudem einen jederzeit aktuellen Überblick über den Bearbeitungsstatus aller Rechnungen. Die Einhaltung der „Keep the Core Clean“-Strategie durch die Nutzung einer SAP-Standardlösung wie SAP DRC reduziert die Notwendigkeit externer Schnittstellen und minimiert damit das Risiko von Fehlern.
Zukunftssichere Rechnungsprozesse im Bankensektor mit adesso orange und SAP
Die Einführung der E-Rechnung und der SAP DRC-Lösung ermöglicht es Banken, nicht nur gesetzliche Vorgaben zu erfüllen, sondern gleichzeitig von optimierten Prozessen, spürbaren Kosteneinsparungen und gesteigerter Nachhaltigkeit zu profitieren. Dabei erfordert die Implementierung der SAP DRC-Lösung sowohl ein tiefes Verständnis der spezifischen Anforderungen von Banken und ihrer IT-Landschaft als auch eine präzise Umsetzung durch erfahrene Expert:innen.
Wir begleiten Sie mit maßgeschneiderter Expertise – von der strategischen Planung über die technische Implementierung bis hin zu Schulungen für Ihre Mitarbeitenden. Gemeinsam schaffen wir effiziente, zukunftssichere Prozesse, die Ihr Geschäft nachhaltig stärken. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam die Digitalisierung Ihrer Rechnungsprozesse vorantreiben.
