Der Standard-S/4-Brownfield-Ansatz sieht vor, dass das aktuelle ECC-6.0-System von SAP als Ganzes oder in zwei Schritten zur neuen Software S/4HANA technisch konvertiert wird. Das bedeutet, Daten und Eigenentwicklungen sowie das Customizing bleiben erhalten. Gleichzeitig werden die verpflichtenden Änderungen in das System gebracht.
S/4HANA im Mittelstand zielgerichtet einführen
Die S/4-Transition muss bis Ende 2027 (2030 im Extended Support) abgeschlossen sein. Es ist jedoch nicht nur dieser zeitliche Druck, der SAP-Bestandskunden sehr beschäftigt. Was wir bei adesso orange in Kundengesprächen und im Projektalltag darüber hinaus immer wieder feststellen, ist, dass es insbesondere durch das operative Geschäft Wissenslücken gibt. Denn es fehlt schlichtweg im Tagesgeschäft die Zeit, sich tiefergehend mit S/4HANA und allen Implementierungsansätzen zu beschäftigen. Dies führt zu Unsicherheiten, wie an das Thema herangegangen werden sollte oder könnte.
Zwei richtungsweisende Fragen
Als Folge führen Unternehmen oftmals umfangreiche Strategie- und Analyse-Workshops, die mit einem hohen Aufwand verbunden sind, durch, mit dem Ergebnis, dass der Brownfield-Ansatz der richtige zu sein scheint. Dabei ist es recht einfach, anhand von zwei zentralen Fragen den Ansatz richtungsweisend zu entscheiden.
Frage 1: Sind die SAP-Anwender im Unternehmen mit den aktuell durch SAP-Lösungen unterstützen Geschäftsprozessen zufrieden und wollen sie auch mit S/4HANA die aktuelle Prozesslogik weiterführen?
Frage 2: Bekommt die IT-Abteilung die Wartung der heutigen SAP-Lösung zufriedenstellend sowie kostengünstig umgesetzt und hat wenig technischen oder datentechnischen Ballast?
Wenn er beide Fragen mit „Ja“ beantwortet, ist der SAP-Bestandskunde mit hoher Wahrscheinlichkeit ein Brownfield-Typ! Natürlich gibt es Unternehmen mit komplexen IT-Systemlandschaften, die sich strategisch und unterstützt durch Analysen dem Thema nähern müssen. Besteht eine Systemlandschaft jedoch aus einem SAP ERP, eventuell noch aus ein oder zwei weiteren SAP-Produktlösungen sowie einigen angebundenen Third-Party-Lösungen oder Lagertechnik, ist dies aus Sicht des S/4-Transitionansatzes nicht immens kompliziert. Es bedarf dementsprechend keiner langwierigen und teuren Strategie- und Analyse-Workshops, bevor eine belastbare zeitliche und kostenseitige Indikation vorliegt.
Go-live in nur wenigen Tagen?
In der Regel plant man die Ein-Schritt-Konvertierung in Bezug auf den Go-live an drei bis vier Tagen. Was aber, wenn Situationen entstehen, die nicht abzusehen waren und die Konvertierung und damit das ganze Projekt aus dem Ruder läuft?
Vorab zu testen, scheint die Lösung zu sein. Dennoch, eine Konvertierung erfordert bereits S/4-Wissen, Basis-S/4-Lizenen (Flatfee) und eventuell, je nach Situation, auch einen verfügbaren NetWeaver 7.5x sowie S/4-HANA-taugliche Hardware. Also einiges Rüstzeug und Investitionen, um überhaupt einmal mit dem Test beginnen zu können.
Die Lösung: unsere Active Transformation
Wir bei der adesso orange AG haben mit dem hauseigenen Vorgehensmodell (Active Transformation) ein S/4-Verfahren abgeleitet, um diesem Dilemma entgehen zu können. Die Idee dieses Ansatzes: SAP-Bestandskunden konvertieren das ERP-System in einem Test nach S/4. Der SUM (Software Update Manager) protokolliert dabei alle Probleme, die bei der Konvertierung hochkommen. Diese werden dann gelöst und als Tasks für das eigentliche Umstellungsprojekt dokumentiert. Die folgende Abbildung zeigt das SUM-Ergebnis nach solch einem Prüflauf aus einer realen Projektsituation.
Nach der Testkonvertierung steht den SAP-Anwendern ein S/4-System mit ihren Prozessen, Daten und Kundenentwicklungen zur Verfügung, in dem etwa 60 bis 70 % der Prozesse laufen und getestet werden können. Auch die Kundenentwicklungen auf Lauffähigkeit zu testen, ist somit möglich. Aus den Erkenntnissen wird dann ein Projektplan mit Budgetplanung für die echte S/4-Umstellung erstellt. Wir stellen als Spezialisten für SAP-Systeme bei Bedarf ebenfalls die notwendige S/4-HANA-Infrastruktur und Lizenzen zur Verfügung.
Neue Funktionen und Prozesse bei S/4
Bei der Umstellung auf S/4 gibt es eine Reihe von neuen Funktionen und Prozessen, die man nutzen kann. Im Wesentlichen sind das die neuen Prozesse und Funktionen im internen und externen Rechnungswesen mit der größten Veränderung für die SAP-Anwender. Im Logistikbereich gibt es in der Regel nur kleinere Themen. Nahezu alle Logistikprozesse laufen in S/4 und einige in einem Kompatibilitätsmodus weiter. Es ist nicht zwingend, zum Beispiel das Modul WM auf eWM oder die Logistic Execution Transport (LETRA) auf SAP TM umzustellen.
Dies gibt den Unternehmen die Möglichkeit, die neuen Prozesse erst zu einem späteren Zeitpunkt nach der S/4-Umstellung in Ruhe bis Ende 2027 umzustellen, wenn das notwendig ist. Damit können Projektumfang und Budget für die eigentliche S/4-Transformation auf das Notwendige reduziert und auch die Projektlaufzeit erheblich verkürzt werden.
Natürlich ist es bei Bedarf möglich, bei einer Brownfield-Umstellung den einen oder anderen neuen Prozess zu implementieren. Es ist jedoch ratsam, dies nicht ausufern zu lassen. In der Regel ist es effizienter, sich S/4 erst einmal technisch zu erschließen und dann in Ruhe zu innovieren. Bevor Sie das eigentliche Umstellungsprojekt starten, gibt es im SAP ERP noch einige wichtige und vorbereitende Maßnahmen.
Vorbereitende Maßnahmen im SAP ERP
Es benötigt eine Entscheidung, ob das „Neue Hauptbuch“, bereits auf ECC 6.0 verfügbar, einen Nutzen bringt oder nicht. Ist ein Nutzen vorhanden, sollte man die Umstellung im ECC realisieren, um den SAP-Anwendern aus den Fachbereichen zu ermöglichen, sich bereits auf diese Prozessveränderung einzugewöhnen. Liegt kein Nutzen vor, verbindet man es mit der S/4-Umstellung, da die Umstellung dann ohne Prozessänderung und somit ohne umfangreiche Konzepte durchgeführt werden kann.
Als SAP-Kunde müssen Sie im SAP ERP auf die neue Business-Partner-Struktur wechseln. Dies ist kein Hexenwerk und durch SAP-Standard-Tools sehr gut unterstützt. Bleibt noch die Bereinigung der Stammdaten. adesso orange hat hierzu ebenso ein detailliertes Vorgehensmodell und mit CVI Q-Check ein Tool zur Unterstützung.
Es ist wichtig, das interne und externe Rechnungswesen auf die Veränderungen in S/4 aufmerksam zu machen. Ein FICO-Awareness-Workshop ist zu empfehlen. So wird aus einem technisch getriebenen Projekt oftmals ein Business-getriebenes-Projekt und die Anwender sind auf die prozessualen Veränderungen vorbereitet. Zusätzlich können Themen im Bereich Logistik dazukommen. Diese sind davon abhängig, welche SAP-Geschäftsprozesse das Unternehmen nutzt.
Je nach Ausgangssituation ist es sinnvoll, das ECC-System vor der Umstellung auf S/4HANA gründlich zu bereinigen. Das können Kundenentwicklungen sein, die man nicht mehr benötigt sowie historische Daten, die das ERP-System unnötig aufblasen und als Ballast nicht mit nach S/4 gehen sollten. Es ist eine Chance zum gründlichen Reinemachen, aber kein Muss.
Unsere Empfehlung für den Mittelstand ist es, „Hands-on“ mit geeigneter Unterstützung in die S/4-Umstellung zu gehen und keine ausufernden Vorabanalysen und Strategie-Workshops durchzuführen. Der Pragmatismus und der sinnvolle Einsatz der von SAP bereitgestellten Tools und Prüfroutinen reicht hier aus.
Natürlich besteht die Option den S/4-Mittelstandsansatz, je nach Kundenwunsch, über das adesso-orange-Baukastensystem individuell zu erweitern. Somit kann der Kunde bereits zu einem frühen Zeitpunkt entscheiden, welche Innovationen er mit S/4 nutzen oder zu einem späteren Zeitpunkt einführen möchte, wie die folgende Abbildung veranschaulicht.
Vorgehensmodell des S/4-Mittelstandsansatzes
Das Vorgehensmodell zu unserem S/4-Mittelstandsansatz-Booster zeigt, dass nach der Testkonvertierung, die in der Phase Enterprise-Discover stattfindet, direkt die S/4-Brownfield-Transformation gestartet werden kann.
Die Phase Enterprise-Discover
Es ist auch möglich, die Phase Enterprise-Discover zeitlich vorgelagert vom Transformationsprojekt durchzuführen. Diese Phase liefert, neben anderen kundenspezifischen Fragestellungen, klare Aussagen über die Vorgehensweise bei der S/4-Transformation (Roadmap), Prozessveränderungen in der IT-Abteilung und den Geschäftsbereichen (S/4-Impact), die Behandlung der Eigenentwicklungen und Schnittstellen sowie weiteren SAP- oder Third-Party-Anwendungen, den Projektplan für die Transformation mit Arbeitspaketen, Budget, Zeitplanung, Organisation, Rollen und Ressourcen-Belastung, den Nutzen durch die S/4-Transformation, mögliche IT-Betriebsmodelle sowie die maximale Sicherheit für die Planung Ihres S/4HANA-Transformationsprojektes.
In der Projektphase Enterprise-Discover erfolgt die Abarbeitung der notwendigen Punkte. Die Phase ist durch adesso-Transformation-Accelerators, die in vorangegangenen Projekten entstanden sind, unterstützt. Damit kann in vielen Fällen zeitnah mit der Projektphase Prepare gestartet werden. Diese Phase profitiert dadurch, dass eine Testkonvertierung bereits stattgefunden hat, was einen gesamten Testlauf in der Realisierungsphase einspart.
Vorteile des S/4-Mittelstands-Booster
- Keine langwierige Einsatzuntersuchung und Kosten für Analyse-Workshops.
- Keine Aufwände, um den S/4-Readiness-Check funktionsfähig zu machen (oftmals müssen noch umfangreiche Hinweise eingespielt werden, damit dieser läuft).
- Keine notwendigen Investitionen in Hardware oder Lizenzen im Vorfeld des S/4-Umstellungsprojektes.
- Geringe Beanspruchung der IT oder Fachbereiche des Kunden während der S/4-Testkonvertierung.
- Klare und sichere Budget- und Zeitplanung für das S/4-Umstellungsprojekt.
- Das ERP-System steht mit allen Prozessen und Daten sowie Kundenentwicklungen in S/4 zu Verfügung.
- Detaillierte Dokumentation über alle Schritte, Aktivitäten und deren Ergebnisse während der S/4-Testkonvertierung.
- Das testkonvertierte System kann auch dazu verwendet werden, aufwendigere Projektbausteine (z. B. komplexe Eigenentwicklungen oder Umbau/Anpassung von Formularen) im Vorfeld des Projektes S/4-Brownfield-Tranformation zu realisieren, was zu einer weiteren Entschlackung des Projektes führt.
- Schaffung einer Grundlage, um nach der Transition in Ruhe weitere S/4-Innovationen zu erschließen.
- Minimaler Organizational Change führt dazu, dass das neue System direkt nach Go-live wieder effizient ihre Geschäftsprozesse unterstützen kann.
- Hohe Flexibilität im Projekt, da das testkonvertierte System auf Wunsch auch als Sandbox erhalten bleiben kann.
- Und somit minimiertes Risiko.
In einem eigenen Blogbeitrag hat sich mein Kollege Stephan Thies, welcher die Line of Business Manufacturing bei adesso orange leitet, zudem mit den System-Umstellungswegen Green- und Brownfield beschäftigt.
Jetzt mit den Vorteilen der adesso Active Transformation auf S/4HANA umstellen. Die adesso orange AG oder gerne auch ich direkt freuen sich auf eine Kontaktaufnahme.
