27. Dezember 2023

Umstieg auf SAP S/4HANA – Fragen und Antworten

Der Umstieg auf S/4HANA ist in vollem Gang. Die Transformation, je nach Unternehmensgröße ein mehrjähriges Projekt, wirft Fragen auf. Viele SAP-Kunden benötigen für die geplante Umsetzung professionellen Projekt-Support.

Herausforderungen sind nicht nur technischer Natur

Spätestens 2027 (gegen Aufpreis erst im Jahr 2030) beendet SAP den Support für sein Altsystem. Unternehmen sollten sich daher schon heute Gedanken darüber machen, auf welches System sie zukünftig setzen wollen. Eine langfristige strategische Planung ist für den Umstieg unerlässlich.

Grundsätzlich gehen im Rahmen einer digitalen Transformation, wie jetzt bei der Einführung von SAP S/4HANA, klare Überlegungen zu der zukünftigen Unternehmensstrategie voraus. Bevor eine Transformation also stattfinden kann, sind Erwägungen zum angestrebten Betriebsmodell und zur Prozesslandschaft notwendig. Dabei ist es unerheblich, ob der Umstieg von IT-Administratoren oder der Geschäftsleitung angestoßen wird.

Unternehmen stehen bei dem Umstieg auf S/4HANA somit nicht nur vor technischen Herausforderungen. Auch die Transparenz im Transformationsprozess, Wirkung der Transformation sowie Anforderungen des Business sind wichtige Eckpfeiler.

„Entscheidend für einen Erfolg der digitalen Transformation ist nicht die technische Machbarkeit – diese steht ausgereift zur Verfügung. Die kritischen Erfolgsfaktoren für die S/4HANA Transformation sind die Transparenz im Transformationsprozess, Anforderungen des Business sowie die Wirkung der Transformation.“

Erfolgsfaktor: Transparenz im Transformationsprozess

Wichtig für den erfolgreichen Umstieg auf SAP S/4HANA ist demnach die Transparenz im Transformationsprozess. Dies betrifft nicht nur die Schulung der Mitarbeitenden nach der Einführung des neuen Systems. Bereits im Vorfeld ist eine kritische Auseinandersetzung mit der aktuellen Unternehmenssituation wichtig. Nur so kann sichergestellt werden, dass sich die Vorteile von S/4HANA auch in einer gesteigerten Produktivität widerspiegeln.

Während des Transformationsprozesses sollten Mitarbeitende eingebunden werden, um in den Testphasen die Prozesse an die alltäglichen Anforderungen anpassen zu können. Immerhin müssen Ihre Mitarbeitenden mit dem neuen System, der neuen Oberfläche und den erweiterten Funktionen arbeiten.

Stellen Sie eine Kommunikation zwischen allen wichtigen Abteilungen her – immer mit dem Ziel, Verständnis, Akzeptanz und Unterstützung der Transformation zu fördern. Selbst wenn ein Teilprozess eine bestimmte Abteilung nicht betrifft, ist es wichtig, auch diese darüber zu informieren. Dies erhöht die Akzeptanz des neuen Workflows und der neuen Strukturen im Unternehmen. Die Transformation kann reibungsloser verlaufen und die Produktivität bereits während der Umstellung gesteigert werden.

Wirkung der Transformation

Machen Sie sich doch mehr Gedanken um die Wirkung der Transformation als um den technischen Weg!

Das neue System SAP S/4HANA hat viele Vorteile. Der konkrete Nutzen kann für jedes Unternehmen unterschiedlich aussehen. Daher sollten Sie sich folgenden Fragen stellen, bevor Sie sich mit Ihrem Unternehmen auf die Transformationsreise begeben:

  • Wo steht Ihr Unternehmen zurzeit?
  • Welche Prozesse sind etabliert?
  • Welche Systeme sind vorhanden?
  • Welche Veränderungen würde ein Umstieg auf SAP S/4HANA für Ihr Business bedeuten und wie sollte damit umgegangen werden?

Nur wenn Sie Ihre Geschäftsanforderungen und die funktionalen Anforderungen von SAP S/4HANA verstehen, können Sie einen soliden Transformationsweg bestimmen und diesen im Hinblick auf Kosten und Nutzen des Ergebnisses in einen idealen Business Case verwandeln. Dies mag grundlegend erscheinen, aber für Sie und Ihre technischen Teams ist es wichtig zu verstehen, welche Herausforderungen Sie heute haben und wie durch die Implementierung von SAP S/4HANA, als Ihrem neuen Digital Core, diese Probleme gelöst oder neue Funktionen hinzugefügt werden können.

Anforderungen des Business

SAP S/4HANA enthält mehrere neue Funktionen und Merkmale, die Ihrem Unternehmen geschäftliche Vorteile bringen können. Bevor Sie sich für einen Transformationsweg entscheiden, müssen Sie diese Funktionen sowohl aus technischer als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht genau unter die Lupe nehmen.

Gerade aus Sicht von Unternehmen, die bereits SAP nutzen, ist dieser Blick über den Tellerrand häufig nicht einfach. Schließlich geht es nicht nur um ein Datenbank-Upgrade. Die Umstellung auf S/4HANA bietet die Chance, alte Prozesse zu überdenken und neue zu etablieren. Nutzen Sie den Standard der Software, um von wartungsintensiven und teuren Eigenentwicklungen oder Sonderlösungen abzurücken und zu einem modernen, digitalen Unternehmen zu werden.

Was sind konkrete Business-Anforderungen?

Das Hauptanliegen bei einem Umstieg auf SAP S/4HANA ist die Vereinfachung und Standardisierung von Prozessen und Workflows – nicht nur auf einer technischen Ebene –, sondern auch im Geschäftsalltag. Für Unternehmen bedeutet das eine Anpassung aktueller Prozesse innerhalb aller Abteilungen.

Eine Migration geht somit mit einer Modernisierung und Digitalisierung der Unternehmensstrukturen einher. Dies kann große Chancen für die Steigerung der Produktivität bedeuten, erfordert jedoch ein professionelles Changemanagement. Unternehmen sollten sich daher bereits im Vorfeld fragen, welche Anforderungen sie an ein neues System haben:

  • Wie können die Mitarbeitenden effizienter arbeiten? Welche Ressourcen stehen zur Verfügung bzw. werden benötigt?
  • Wer sind die Kunden des Unternehmens? Soll der Fokus auf eine Kundengruppe geändert werden?
  • Welche Innovationen sind zukünftig geplant? Wie kann das Unternehmen diese bereitstellen?
  • Welche Kennzahlen und Geschäftsdaten sind zur Evaluation der Produktivität nötig?
  • Welche Funktionen werden aktuell und zukünftig benötigt? Wie kann mit der Migration sichergestellt werden, dass das System veränderungsfähig bleibt?

Diese Fragen können erfolgreich nur gemeinsam mit den Mitarbeitenden und Abteilungsleitern beantwortet werden. Das heißt, dass in allen Phasen der Transformation Key-User einbezogen werden müssen, um die Schwächen von Prozessen zu identifizieren und Alternativen zu finden.

Greenfield-, SDT- oder Brownfield-Ansatz?

Die technische Transformation zu SAP S/4HANA kann auf unterschiedlichen Wegen passieren. Dies hängt vor allem von Ihrem Geschäftsplan ab. Sollen Systemkonfiguration, Daten und individuelle Erweiterungen übernommen werden? Oder wird ein grundlegend neues System mit den bestehenden Daten gefüllt?

Greenfield-Approach: die Neuinstallation

Der Greenfield-Ansatz strebt eine Re-Implementierung des SAP-Systems an, ohne die laufenden Unternehmensprozesse zu beeinträchtigen. Das aktuelle SAP-System läuft während des Umstiegs wie gewohnt. Gleichzeitig wird das neue S/4HANA-System installiert und somit ein von Grund auf neues System geschaffen.

Sie beginnen mit der Einführung auf einer „grünen Wiese“. Dabei werden alle Prozesse neu durchdacht, evaluiert und implementiert. Dies bietet Unternehmen die Möglichkeit, eingefahrene Workflows zu modernisieren und bestehende Daten zu bereinigen. Die Neuinstallation dauert in der Regel länger, da die Prozesse neu gestaltet und an das Geschäftsmodell angepasst werden müssen.

Brownfield-Approach: das Update

Hinter dem Brownfield-Ansatz steht ein System-Update, bei dem das derzeitige SAP-ERP-System schrittweise auf SAP S/4HANA umgestellt wird. Dazu erstellt man eine SAP S/4HANA Roadmap, die nach einem festen Verfahren Schritt für Schritt den Weg zu S/4 aufzeigt.

Alle Prozesse im SAP-System werden im Rahmen des Brownfield-Ansatzes übernommen. Sie werden evaluiert und, wenn nötig, optimiert. Es wird also ermöglicht, Bewährtes beizubehalten und zeitgleich von den neuen Möglichkeiten und Technologien von S/4HANA zu profitieren.

Dieser Ansatz eignet sich vor allem dann, wenn das SAP-System keine Altlasten hat, oder wenn es zu komplex ist und kaum Modifikationen im Vorfeld durchgeführt werden müssen. Der Prozess selbst dauert zwischen sieben und elf Monaten, da zunächst eine Kopie in einem Entwicklungssystem erstellt und getestet wird, bevor man es in das produktive System migriert.

Die Selective Data Transition

Die Selective Data Transition ist der Mittelweg zwischen Greenfield und Brownfield. Der Kern ist die sogenannte Shell-Conversion, die erlaubt nur den Teil des bestehenden Systems zu konvertieren, den man als Unternehmen erhalten möchte und sich in diesem Schritt auch von Altlasten zu verabschieden. Als Unternehmen entscheiden Sie also, was Sie erneuern wollen (greenfieldnahe) und was erhalten bleiben soll (brownfieldnahe). Mithilfe der SDT ist das möglich – somit bietet der Ansatz den dritten möglichen Weg nach S/4HANA.

Wie beginne ich denn nun? Mit der adesso active transformation erfolgreich transformieren!

Je nach Situation können Unternehmen auf allen genannten Wegen sicher transformieren – doch was ist der richtige Weg für Ihren Umstieg auf SAP S/4HANA? Um gezielt genau diese Frage zu beantworten, hat adesso das hauseigene Framework adesso active transformation konzipiert. Es ist ansatzagnostisch und verfolgt nur ein Ziel: den richtigen Transformationspfad für Ihre Transformation zu ermitteln, zu planen und zu gehen.

Die verschiedenen Phasen der adesso active transformation für eine schrittweise und erfolgreiche Transformation.

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Ein Beitrag von:

Michael Bloß

Michael Bloß ist bei der adesso orange AG Partner und Leiter Line of Business SAP Cross Industries & Digital Business. Seine Schwerpunkte liegen in der Organisations- und Prozessberatung, insbesondere dem Projektmanagement und speziell Transformationsprojekten.
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